Ventajas de la digitalización para las Administraciones Tributarias

La digitalización es una gran oportunidad a la que tenemos alcance desde diferentes sectores y profesiones gracias a la pandemia por la covid-19. Para las Administraciones Tributarias (AA. TT.), específicamente, puede traer consigo diversos beneficios dentro de sus estructuras y sus funciones con la implementación de acciones como:

Elaboración propia

Los posibles beneficios que pueden resultar de esta digitalización y las mencionadas acciones son el incremento de la eficiencia y eficacia, mayor transparencia, la cooperación electrónica con otras AA. TT., la lucha contra la corrupción, las ventanillas únicas y la interoperatividad.

Redacción INCP a partir de artículo publicado por Centro Interamericano de Administraciones Tributarias

Para más información consulte el artículo titulado “La digitalización de las administraciones tributarias: un análisis del teletrabajo en medio del coronavirus” publicado por Centro Interamericano de Administraciones Tributarias.

La digitalización de las administraciones tributarias: un análisis del teletrabajo en medio del coronavirus

Hoy vemos, tanto al sector público como el privado, intentando digitalizarse rápidamente frente a las medidas de aislamiento decretadas por gran parte de los países, ante la pandemia mundial del coronavirus. Estamos frente a una carrera alocada por digitalizar urgentemente todos sus procesos y así poder seguir prestando servicios o vendiendo bienes.

Por eso me parece muy importante, como lo vengo haciendo en distintos post, destacar la importancia de digitalizar las Administraciones Tributarias (AATT), que se encuentran ante un gran desafío, pero también ante una gran oportunidad de avanzar definitivamente en la digitalización de todos sus procedimientos. Esta digitalización debería incluirse dentro de una forma de prestar servicios como parte integrante del concepto de gobierno digital.

El Gobierno Digital se caracteriza por la digitalización de los servicios públicos, el uso extensivo de datos públicos y personales, la introducción de algoritmos para automatizar los procesos y el estímulo para desarrollar aplicaciones de Inteligencia Artificial para automatizar las funciones del sector público y actividades. Como se ha dicho, digitalizar gobiernos es un reto. Aquellos que se han adaptado mejor a la era de la Internet también comparten ciertas características. Lo más importante es que crearon equipos digitales pequeños y multidisciplinarios, los pusieron en el corazón del servicio público y les dieron la libertad de trabajar de nuevas formas. Esos equipos se centraron en entregar soluciones enfocadas en satisfacer las necesidades de los usuarios.

Entre las ventajas para las AATT de la digitalización tanto en sus estructuras como en sus funciones puedo mencionar:

  • Trabajar expedientes digitales, con firmas electrónicas y notificaciones electrónicas, en lugar de los expedientes en papel que deberían tender a su reducción.
  • Posibilitar potenciar las opciones de teletrabajo o home office.
  • Considerar las nuevas formas de información y asistencia a los contribuyentes (atención mediante la web de las AATT o mediante aplicaciones móviles) en las cuales la tendencia es la reducción de los contactos físicos con los contribuyentes.
  • Utilizar la enorme cantidad de información que disponen las AATT no sólo interna sino externa, producto de las crecientes formas de cooperación / colaboración que se está produciendo entre otros puntos por los intercambios de información y todo lo vinculado al plan de Acción BEPS de la OCDE.
  • Implementar conceptos como la gestión del riesgo de cumplimiento (GRC) siempre que sea posible, tratando de intervenir en etapas más tempranas en lugar de después de que se hayan presentado las declaraciones de impuestos, con lo cual los controles masivos pasarán a tener preponderancia por sobre los intensivos. Tambien el hecho de ofrecer declaraciones juradas prellenadas es muy importante al respecto.
  • Potenciar la colaboración e integración entre diferentes Organismos públicos y la AT de un propio estado y entre distintos países mediante procesos tales como ventanilla única.
  • Contar con sistemas de información para hacer más eficiente el control, ya que, en definitiva, actualmente el trabajo de las AATT es administrar información y por ello quiero resaltar la enorme importancia de contar con sistemas de información para llevar adelante los controles masivos e intensivos.
  • Mejorar la calidad de la información ya que como siempre afirmo, no se trata solo de captar mucha información, lo importante es trabajar fuertemente en su calidad y analizarla y utilizarla de manera efectiva.

Entre estos puntos merece destacarse que recientemente los gobiernos de todo el mundo, como consecuencia del coronavirus están aprobando medidas organizativas temporales para los empleados del Estado entre las que se incluyen favorecer el teletrabajo.

El teletrabajo tiene múltiples beneficios tanto para el trabajador, como para las AATT. Entre ellos se destacan mayor autonomía, flexibilidad y movilidad, conciliar la vida laboral con la familiar, reducción de estrés, menos desplazamientos con la consecuente reducción de la contaminación en las grandes ciudades, ahorro de costos de una oficina, entre otros. Será muy interesante ver el impacto del teletrabajo en la productividad del personal, especialmente, una vez superadas las dificultades iniciales de conexión, capacidad de los sistemas informáticos corporativos para soportar un gran nivel de accesos, adaptación del personal a la nueva forma de trabajo, etc

Yo entiendo que en el futuro debería plantearse como una opción concreta en algunos sectores de las AATT o para determinados un grupo de trabajadores, sin perjuicio de lo cual el trabajo presencial continuará desarrollándose.

En mi opinión, el teletrabajo en las AATT debería extenderse una vez superada la crisis pero complementado con el trabajo presencial para asegurar la coordinación, las relaciones personales entre los equipos y el sentido de pertenencia. Algunas administraciones tributarias de países miembros del CIAT tienen ya esa modalidad como opción para algunas posiciones. Vale destacar que en esos casos los niveles requeridos de productividad para esas personas son mayores que para los que desarrollan esas actividades en las oficinas de la administración.

Hoy las AATT buscan urgentemente digitalizarse y llegar a lo que se conoce como Administración electrónica, la cual implica distintos elementos coordinados: tecnología, normativa y modelos de gestión.

Pero todo esto tiene importantes frutos ya que entre las principales ventajas de la Administración electrónica se citan como posibles:

  • Mayor transparencia.
  • Menores costos y mayores ingresos.
  • Incrementar la eficiencia y eficacia.
  • Luchar contra la corrupción.
  • Cooperación electrónica con otras AATT.
  • Interoperatividad (capacidad de intercambiar información y utilizarla).
  • Ventanilla única.

Quiero destacar que una de las grandes ventajas de apostar por la digitalización de las AATT es que con ella se fomenta la transparencia, la cual es clave en la lucha contra la corrupción.

La OCDE y muchos otros Organismos y países se encuentran trabajando fuertemente en el tema de gobierno electrónico y han emitido entre otros documentos una recomendación que tiene como objetivo apoyar el desarrollo y la implementación de estrategias de gobierno digital que acercan a los gobiernos a los ciudadanos y las empresas.

Allí se reconoce que la tecnología actual no solo es un impulsor estratégico para mejorar la eficiencia del sector público, sino que también puede respaldar la efectividad de las políticas y crear gobiernos más abiertos, transparentes, innovadores, participativos y confiables.

Una vez que presenté las posibles ventajas de la digitalización me gustaría detenerme en las dificultades que están viviendo hoy en día todas las AATT producto del coronavirus y de la implantación urgente y sin la debida planificación del teletrabajo. Al respecto estoy convencido que mientras más avanzado sea el proceso de digitalización de una AATT menores son los inconvenientes que se afrontan.

Un problema común en muchos países es el de digitalizar y capacitar en el uso de las nuevas TIC tanto a los contribuyentes como a los funcionarios de las AATT, sobre todo en generaciones aún no familiarizadas con lo digital.

La tarea no es sencilla y mucho menos cuando se ha debido acelerar como en las circunstancias actuales.

Desde el punto de vista de los trabajadores de las AATT se pueden enumerar, entre otros, los siguientes problemas que está desnudando la pandemia del coronavirus y la necesidad de realizar teletrabajo:

  • Dificultad para que todos los trabajadores puedan contar desde sus hogares con los accesos remotos que tienen en las oficinas de las AATT.
  • No contar con todos los archivos, guías o modelos que disponen en las computadoras de sus oficinas.
  • No contar con documentación que se encuentra en sus oficinas para continuar con sus labores en el hogar.
  • No disponer en sus hogares de bibliografía y material de consulta escrito que se encuentra en las oficinas.
  • No disponer en sus hogares de computadores o recursos informáticos necesarios para realizar el teletrabajo.
  • No poder registrar a los efectos del control de gestión todas las tareas que realizan desde su hogar.
  • No poder firmar los actos administrativos en forma digital desde su hogar.

Desde el punto de vista de los contribuyentes, además del tema de las enormes dificultades financieras y económicas para hacer frente a sus obligaciones tributarias, si consideramos las relaciones con las AATT, se detallan entre otras las siguientes dificultades:

  • Presentar trámites en forma digital ya que no todos se encuentran previstos en la normativa. Dar respuesta en forma digital a requerimientos que fueron realizados en papel.
  • Comunicarse con las dependencias si las mismas se encuentran cerradas, esto es qué canales de comunicación alternativos existen.
  • Imposibilidad de presentar recursos o revisiones en forma digital si la normativa no lo contempla.
  • Realizar pagos de determinadas obligaciones que no se encuentra previsto su pago electrónico.

Para determinados colectivos la comunicación electrónica con las AATT resulta todavía un problema importante por lo que las AATT tienen que habilitar canales de ayuda para no obligar a esos grupos (en general, desfavorecidos) a incurrir en costos adicionales acudiendo a profesionales privados.

Como ideas finales considero que la digitalización es clave hoy más que nunca en las AATT y mediante la misma deberían estar en mejores condiciones para mejorar su eficiencia y eficacia en la lucha contra el fraude, prestar mejores servicios a los ciudadanos, disminuir los costos de cumplimiento, fomentar la transparencia (contra la corrupción) y siempre respetar los derechos de los contribuyentes.

Estamos asistiendo a un momento histórico en la etapa de la digitalización tanto del sector público y privado. El mismo se ha acelerado obligatoriamente por efecto de la pandemia del coronavirus. Por un lado, aquellas AATT que están más digitalizadas están pudiendo llevar más rápidamente sus funciones y cumplir más eficientemente con su cometido.

Por otro lado, aquellas AATT que aún no están digitalizadas, si bien están día a día tratando de superar las dificultades, entiendo que aprenderán la lección de lo importante que es apostar por la digitalización.

El futuro seguramente nos encontrará más digitalizados a todos y tal vez esta sea una de las lecciones positivas que habremos aprendido luego de la pandemia.

Por: Alfredo Collosa- Centro Interamericano de Administraciones Tributarias

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