Los papeles de trabajo de los preparadores de estados financieros

Documento de conclusiones

Spatia INCP, 11 de septiembre de 2018


Introducción

La responsabilidad sobre los estados financieros por parte de los contadores es un tema de gran repercusión tanto para los profesionales, las empresas y el público en general. La información financiera requiere ser preparada por un profesional idóneo y esta labor además de ser de compilación tiene una responsabilidad inherente. En esta sesión de Spatia a través de algunas preguntas se abordará esta temática tan relevante.

  1. ¿Por qué recurrir a un contador público para la preparación de estados financieros?

Se ha relacionado al contador público exclusivamente con la “fe pública”, el profesor Hernando Bermúdez indica que se cree que “Los contadores tienen una caja en el bolsillo llena de la fe pública”; sin embargo, se conoce realmente lo que es. El artículo 10 de la ley 43 de 1990 indica que:

…” …Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance…”

De acuerdo con la interpretación que da el Profesor Bermúdez, el artículo indica que la atestación o firma de un contador se derivan de unas presunciones, la ley establece que cuando los contadores firman,  es una presunción y esa presunción se puede desmentir, por eso indica que: “…presunción salvo prueba a encontrar…, un contador puede decir lo que él quiera pero si se demuestra que son mentiras, entonces la firma pierde valor, eso es la fe pública, la fe pública que refieren tanto las personas es que los demás pueden confiar en que si intervino un contador en teoría se cumplieron las normas legales aplicables, que esa información se tomó de libros, y que los libros se llevan de acuerdo con las normas. Una problemática asociada es que muchas veces, los contadores ni siquiera saben cuáles son las normas que deben cumplir, desconocen los libros y en tal sentido difícilmente las cifras reflejan en forma fidedigna la situación de la empresa, ¿Por qué debe recurrir a un contador?

En Colombia mediante un decreto 2373 de 1.956 y la ley 145 del 60, se reglamenta el ejercicio de la profesión de contador; en estos documentos ya se evidencia lo relacionado con atestación y la firma, donde se indica nuevamente que un contador público hará presumir salvo prueba contrario que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales.

Un participante hace mención a qué en la sesión no se leyó el parágrafo el artículo 10, a lo que el Profesor Bermúdez indica que este se encuentra derogado, y que la versión en la cual aún aparece vigente es la del ministerio de educación, la cual es antigua y además modificada por temas penales.

De acuerdo con la experiencia compartida por parte del profesor Hernando Bermúdez, para discutir el código penal del 80 se invitó al doctor Alfonso Reyes Méndez quien es abogado penalista, de los primeros doctores en derecho que hubo en Colombia, formado en Europa; quien indicó que el parágrafo era una barbaridad, porque decía los contadores no son funcionarios públicos, que lo que hacen no es una actividad del estado, cuando el estado es quien las está autorizando. Se planteó el caso del notario, en el cual el notario actúa por autorización del estado y el estado dice, yo tengo que cumplir esta función, voy a organizar un sistema para que estas personas cumplan una función, ese no es el caso de la contaduría, estaba en la ley, nunca nadie nos había dicho eso, pero nos puso a pensar.

Después, vienen los códigos que regulan íntegramente la materia. Lo curioso es que el código penal del 80 en ninguna parte hizo calificación de las personas para los delitos, el código solo dice “el que hurte se va para la cárcel”, “el que le pegue a otro se va para la cárcel”, o sea poco importaban las calidades personales desde el punto de vista de la constitución de un delito y eso se transformó en una cosa que en el derecho penal se llama circunstancias de agravación, lo cual hace que la pena no es la misma para todas las personas porque todas las personas no tienen los mismos conocimientos, por ejemplo, si ocurre un choque y una persona queda herida, pues todos estamos obligados a ayudar, pero si una persona es médico, pues los demás tenemos que quitarnos de ahí, dejar al señor médico que lo haga, pero si el señor médico que sabe que tiene que hacer algo, resuelve no hacerlo, entonces cómo lo van a castigar, como si yo me hubiera metido a ayudar a ese señor, que no tengo ni idea de eso y me hubiera equivocado o lo van a castigar pensando:  debía saber cuál era el tratamiento que tenía que hacer y no lo hizo. El anterior ejemplo aplica para un contador y un gerente firmando un balance ¿A quién le va a ir peor?, pues al contador, porque se supone que es él quien sabe lo que está pasando, tiene que advertir al otro señor si se firma esto o no, corrijamos, el otro puede ser una persona obligada a llevar contabilidad, pero puede no tener ni idea de algunos enredos que tiene la contabilidad.

Lo anterior lleva a repensar nuevamente ¿por qué recurrir a un contador público? Actualmente un técnico en contabilidad o un tecnólogo pueden hacer un estado financiero.

En el caso de otras profesiones como por ejemplo los abogados, la ley colombiana dice que un ciudadano puede actuar al frente de la autoridad sin abogado, o sea yo puedo pedirle a la autoridad lo que yo quiera y si la autoridad acusa de algo al ciudadano, él mismo se puede defender, no necesita abogados en la vía que se llama administrativa; sí se necesita abogado para ir ante los jueces, pero en la vía administrativa no, entonces uno le puede hacer la misma pregunta a los estudiantes de derecho, ¿Por qué los ciudadanos van recurrir a un abogado?, no hay ninguna obligación la firma de él no tiene ningún efecto especial, nada de esas cosas que hablan, pues si, los abogados tienen un conocimiento, ¿porque recurrir a un abogado? No es obligatorio.

La contabilidad va más allá de tener documentos o datos. La contabilidad no es un problema de aritmética, no es un problema de sumas y restas. Un participante indica que es la experticia del profesional, el conocimiento, que es lo más cercano a la realidad, si no un 100% por lo menos lo más cercano a la realidad, los estados financieros deben reflejar una realidad económica, para que lo usen los interesados, entonces nuestra firma como contadores es la que hace que estos estados financieros sean fidedignos, veraces, reales y útiles.

En este sentido, el profesor Bermúdez pregunta si es la firma del profesional es la que hacen que sean fidedignos. La información es o no fidedigna, si un contador respalda que es fidedigna, pues aumenta la creencia de que es fidedigna, pero los que son fidedignos son los estados financieros no las firmas de los contadores, ni los contadores convierten en fidedigno las cosas que son mentirosas.

Hay contadores que se encuentran con un programa de información y le dicen: mire aquí tiene su usuario y más de uno queda bloqueado, no sabe nada de ese programa, no entiende nada de las estructuras de los programas modernos y entonces le da lo mismo tener el usuario que no tenerlo, no es capaz de transitar, entonces ¿porque recurre uno a un contador público? Por los juicios y las estimaciones que hace, digamos eso es lo característico, el entrenamiento para juzgar las cosas, el entrenamiento para hacer estimaciones, porque es que la contabilidad no es una cosa exacta como la gente cree, todo en la contabilidad es haciendo juicios y estimaciones ¿Cuál es el primer juicio para poder hacer una contabilidad? ¿Cuál es la primera cosa que se debe definir cuándo se va a llevar una contabilidad?

Lo primero que uno tiene que hacer para llevar una contabilidad es resolver lo que hoy llaman cual es el marco aplicable, porque como va uno a llevar una contabilidad si no sabe cuál es el marco aplicable. ¿Y porque no puede haber una contabilidad sin marco aplicable? ¿De qué sirve que todos los papeles estén perfectos desde el punto de vista legal?, llamémoslo así. O de otro punto de vista administrativo. ¿Pero yo como puedo resolver si yo puedo llevar esa contabilidad, si yo no sé eso que ahora llaman el marco aplicable?

Un participante indica que lo primero es averiguar todo sobre el cliente, eso se llama riesgo de asociación. Dónde la pregunta que surge es ¿Me conviene asociarme con ese señor?, es claro que se debe establecer con quién se establecerá una relación, pero allí surge otra pregunta y es ¿yo soy competente para este oficio? Y eso no es que la respuesta es siempre sí, porque hay muchos contadores que no conocen de contabilidad bancaria, de contabilidad de seguros menos, contabilidad de la industria petrolera, aviación, en tal sentido afirmar “Yo soy competente” es complejo, hay unos que dicen yo soy contador público, yo soy competente, ¿Cómo así?, uno no es competente para todo, tampoco un abogado es competente para todo, un médico tampoco es competente para todo;  que uno tenga unos estudios generales, no garantiza que frente de una cosa concreta seamos competentes; puede que sepamos, puede que no sepamos, puede ser que podamos aprender rápidamente, puede que no podamos aprender o conseguir unas personas que sepan mucho y nos ayuden, digamos que como equipo tengamos la competencia, pero puede que no podamos conseguir esas personas.

En el caso colombiano existen 8 marcos contables, en tal sentido, lo primero es la base de la contabilidad aplicable, en Colombia el decreto 2649 de 1993.  Hay un problema en el ámbito académico y es que a los estudiantes no les están enseñando los 8 marcos. La consecuencia es que los egresados en ocasiones no tienen competencia en temas como: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3, empresas en liquidación, las empresas industriales y comerciales que trabajan en los mercados de capitales las cuales están inscritas en bolsa.

Preparar estados financieros es un ejercicio que va más allá de una simple teneduría, tener conocimientos y compilar. Un participante indica que aspectos como los principios éticos, la experiencia, el conocimiento deben hacer el factor diferenciador, de por qué debería ser un contador quien sea el preparador de información financiera.

Esta disertación lleva a otro cuestionamiento y es si ¿Se puede llevar contabilidad a un delincuente? La respuesta es que sí, aunque no se debe si se puede, de hecho, los delincuentes llevan contabilidad, Como será de importante la contabilidad que hasta los que la ocultan la llevan.

  1. ¿Qué responsabilidad tiene el contador preparador sobre los juicios y estimaciones conforme a los cuales se construyen los estados financieros?

Lo primero que se aborda para contestar esto es ¿Quién define las políticas de contabilidad? Indicando que es el empresario y no el contador quien debiera definirlas. Las políticas son las decisiones que toma la gerencia enfrente de su negocio concreto para aplicar las normas de contabilidad que son abstractas.

Por ejemplo, en el caso de la cartera, la norma indica que hay que validar si esta ha perdido valor y cada entidad determinará su propio riesgo de cartera. Es importante resaltar que la política no es una norma, la política es la forma particular como la gerencia, la administración de una compañía resuelve en su caso concreto llevar a la práctica las normas de contabilidad. Dicho lo anterior, teniendo una base de contabilidad, un marco aplicable y unas políticas que más se podría analizar.

La empresa dentro de sus políticas decide cada cuanto realiza estados financieros intermedios, según las necesidades de las empresas. Un agricultor es distinto cuando está sembrando a cuando está recogiendo la cosecha, por lo tanto, el énfasis en los estados financieros es distinto, hay unas empresas que los inventarios son iguales todos los días, pero, la gran mayoría de los negocios tienen unos ciclos.

En la actualidad el plan de cuentas depende de cada cliente ya que es dependiendo de sus operaciones, la naturaleza de sus actividades, las exigencias legales y además los factores que pueden influir ya que esto tendría una incidencia en los procesos de medición. Los juicios y las estimaciones de la contabilidad están lejos de ser una cosa mecánica.  “Se va acabar la contabilidad porque va a llegar un robot”, si escuchan a un contador decir eso, tengan la seguridad que de contabilidad no sabe nada, porque pensar que usted pueda tener una máquina que haga la contabilidad, es lo mismo que decir que no se necesita hacer juicios en la contabilidad y muchos piensan que no, porque todo lo volvieron mecánico. Lo anterior equivale a decir que no importaría como sea el cliente, la contabilidad siempre va a ser la misma.

  1. ¿Es obligatorio llevar un libro de estados financieros?

De acuerdo con el profesor Bermúdez, hace un tiempo los libros eran el diario, el libro mayor, el libro de inventarios y valores. En los libros de las compañías se encuentra que normalmente no coinciden con los estados financieros. En algunas empresas colombianas pequeñas la gente lleva la contabilidad para efectos de impuestos, hay contadores que al plan contable le llaman declaración de renta, exactamente los mismos renglones y entonces cuando le dicen haga la declaración: pasa los saldos, eso es llenar los formularios, cuando le dicen concilie dice: ¿qué tengo que conciliar? si todo es igualito.

Sin embargo, cuando son empresas por ejemplo como Avianca todo es diferente, en este escenario los libros no son exactamente la información que voy a producir. Para hacer la declaración de renta tiene que hacer unos procedimientos, la ley lo obliga precisamente a hacer unas conciliaciones para sus estados financieros, lo que va a reportar en el mercado de valores, hace unas cosas que son las que tiene que cumplir, para la casa matriz.

Otro caso para mencionar es Telmex Colombia, que era de propiedad de una empresa norteamericana que estaba en bolsa en Estados Unidos y esa empresa norteamericana era propiedad de una empresa mexicana. Lo anterior hacía que produjera información para propósitos colombianos, norteamericanos y mexicanos.

Hoy en día no hay comparabilidad mundial todavía, en las bolsas la cercanía es muy alta, pero no si se sale de la bolsa. Por ejemplo, en Europa únicamente se aceptan las normas internacionales para estados financieros consolidados de entidades inscritas en bolsa, no se acepta la norma de Pymes.

En ocasiones, no hay claridad de la aplicación de planes contables; ya que, se ha dicho que no se necesitan o, por el contrario, que sin ellos no se puede operar. Los colombianos tenemos un reto importante en la emisión de los libros de contabilidad, ya que pueden existir diversos criterios como el plan contable de la matriz, los criterios de los supervisores, entre otros.

IASB ha emitido estándares de presentación y revelación, que criterios para la información financiera, pero estas no son normas de contabilidad. Específicamente las taxonomías XBRL son esquemas de clasificación que definen nombres o etiquetas específicas para cada elemento de información. En este aspecto, las autoridades colombianas dieron libre albedrío a sus supervisados, aunque en el plano internacional ya hay unas taxonomías definidas.

Retomando los aspectos relacionados con la obligación de los libros, surge un cuestionamiento acerca de si la información ¿está tomada fielmente de los libros?, esto tiene unas implicaciones porque ahora los libros son electrónicos y se vuelve complejo probar si los libros son auténticos, ya que, al haberse quitado el sistema de autenticidad se ha vuelto complejo. Este consistía en verter el libro en unos papeles, los papeles los tenía que llevar a la cámara de comercio y la cámara de comercio se los exigía foliados porque ellos al principio firmaban, después  era una maquina ponía una firma automática en cada hoja y en la primera página un sello así grande “este es el libro mayor que ha sido presentado”, entonces cuando yo quería saber algo del libro mayor de la empresa, pues me traían una cosa, y miraba a ver si estaba registrado, si estaba foliado, mirar si cada página estaba autenticada y si quería ser más cuidadoso ir a la cámara de comercio y preguntar. Hoy en día cuando se habla del libro mayor, los libros son electrónicos, y esto da pie a que se enseñe información fraudulenta. La información debe ser autentica, integra; como va a probar usted que los estados financieros proceden de una contabilidad integra. Integra quiere decir que todos los hechos económicos que hubieren ocurrido y que cumplieran las condiciones, están ahí, para decirlo de otra manera ¿cómo se sabe que es completa, que es inalterable, como se prueba?

…” ¿Desde el punto de vista jurídico es normal que a un contador le exijan que declare que es integra, como un contador, si un empresario quiere hacer sus cosas escondidas, como un contador responde que es integra, si no sabemos…?”

La importancia del tema abordado en esta sesión de Spatia surge porque los contadores no saben exactamente cómo actuar si el cliente me dice mentiras y el problema ha ido aumentando porque al desaparecer las antiguas formas de control que se tenían ahora estamos enfrentados a otra, ¿a quién le pregunta si los libros se llevan conforme a las normas legales? A los contadores, en el código de comercio se la preguntan dos veces, el articulo 208 le hacen la mitad de la pregunta y en el artículo 209 le hacen la otra mitad de la pregunta y a la final cuando el contador firma un estado financiero, se presume que los libros están llevados en debida forma, se presume la ley porque el contador firmo y si firmo y no hizo ninguna aclaración él está afirmando, para eso son los contadores.

Un participante pregunta: ¿Cuándo le van a dar la responsabilidad que les corresponde a los empresarios? El profesor Hernando Bermúdez indica que los empresarios ya tienen la responsabilidad que les corresponde, otra cosa es que en la vida real ellos actúan como si ellos no fueran los responsables y pasa también que las autoridades hablan con los auxiliares del responsable, en lugar de hablar con el responsable, los auxiliares también tienen responsabilidades, pero ¿Quién es el obligado a llevar contabilidad el contador o el cliente? El cliente, eso ya está escrito, el problema no es normativo el problema es cultural.

  1. ¿Durante qué lapso puede ser demandado un contador público por las deficiencias de sus servicios?

Esa es una problemática del día a día, un participante indica que el cliente siempre se escuda en su contador haciendo afirmaciones como: “usted es el que sabe, a mí no me dijeron”, nunca sabe nada, pero las hace todas. ¿Cómo tratamos a ese cliente, si el cliente es la razón del ejercicio? ¿cómo lo manejamos?

El profesor Hernando Bermúdez indica que el contador responde por sí mismo, si se firma un estado financiero, donde el cliente tuvo incidencia y está mal hecho, el contador debe resolver si lo apoya o no lo apoya, en este caso, el peso de la ley cae sobre el contador.

Por otro lado, ¿cómo va a ser el contador responsable por lo que no sabe? Esta es una preocupación inventada, ya que se está presumiendo que uno puede ser responsable de una cosa que no ha hecho. La responsabilidad se define como la obligación de enfrentar las consecuencias de los actos propios, uno es responsable por lo que uno hace, claro a veces el hacer es el no hacer.

A una persona no la pueden juzgar, llamar a proceso, discutir su actividad, si no sabía. Sin embargo, hay que mirar para firmar, a un profesional ningún cliente me puede imponer nada, si yo me dejo ese es otro problema, los clientes son muy hábiles diciendo “hay hombre mire ayúdeme, mire nosotros en 3 años salimos del problema…” Si el contador dice, “bueno echémonos la bendición y hagámosle”. En el momento que hizo eso ya está perdido, porque ya el empresario lo tiene en el puño, si ese contador quiere hacer algo, el empresario le dice” cuando tu firmaste esa mentira…”.  El contador tiene solo una defensa:  que es portarse bien, no hay más defensa, entonces si las cosas no están bien, pues no están bien, si el cliente se ha de perder, pues se ha de perder, porque es la única forma de protegerse, uno no puede pretender, que haga cosas mal hechas y sin embargo salga bien.

¿Durante que lapso de tiempo un contador puede ser demandado? Hoy tienen un cliente y hoy lo dejan por lo que sea, ¿en cuántos años los pueden demandar?  5 años por lo menos. En renuncia dice que cuando pasen tales cosas el contador renunciara, es la única salida que muchos contadores en el mundo tienen frente a ciertas situaciones, el contador que no sabe conjugar el verbo renunciar, está mal porque se queda en una situación que poco a poco lo va apresando, hasta que termina la autoridad diciendo, pero como firmo todos estos estados financieros, todas estas declaraciones sin advertir que todo eso era inventado, que eso era a mano alzada, pues usted es culpable.

  1. ¿Cómo se puede defender un contador público preparador de estados financieros?

En Colombia existe la idea de que los únicos que tienen que llevar papeles de trabajo son los auditores, sin embargo, eso es falso, todos los contadores en cualquier contrato tienen que documentar su actividad profesional al igual que otros profesionales, por ejemplo, los abogados, esto salvaguardará al profesional. La normativa indica que el profesional ejerciente (contador) incluirá en la documentación del encargo, esta evidencia al final reflejará un registro de información del modo en el que información compilada se concilia con los registros subyacentes como documentos, explicaciones y demás información proporcionados por elección.

Los soportes deben reflejar los hechos, por eso deben existir responsables de su realización. Un contrato debería quedar firmado; por ejemplo, en una orden de compra deberían quedar las firmas de los responsables y también debería coincidir con el contrato y la factura del proveedor. Los soportes alimentan los asientos, auxiliares, libros que en últimas son la base de la contabilidad.

El resultado final de la compilación de la información son los estados financieros, los cuales deberían quedar certificados por el Representante Legal y el Contador Público aseverando que se cumplen con las cualidades que se requieren en consonancia con las normas locales que se basan en las internacionales. Estas normas tienen dos partes, la primera que son los requerimientos y una segunda son las explicaciones, La documentación que exige esta norma internacional de servicios relacionados permite alcanzar una serie de objetivos, entre los que se encuentran:

  1. Proporcionar un registro que continúan siendo relevantes para futuros encargos de compilación. -Las políticas contables se pueden cambiar-,
  2. Permitir al equipo de encargo según corresponda (contador solo o con sus auxiliares) rendir cuentas de su trabajo, así como registrar la finalización del encargo. El profesional ejerciente puede considerar incluir en la documentación del encargo una copia del balance de comprobación de prueba de la entidad, un resumen de los registros contables significativos u otra información que utilizo para realizar la compilación, esos datos son del cliente, a parte de las autoridades no los puede conocer ningún particular si no es con el permiso del cliente, esa información es secreta.

Al registrar de modo que la información se concilia con los registros subyacentes y los documentos, las explicaciones y la demás información proporcionada por la dirección para los fines del encargo o compilación, el profesional ejerciente puede: por ejemplo: mantener en sus archivos un cuadro del que se muestre la conciliación de los saldos de las cuentas, del libro mayor de la entidad con la información financiera compilada, así como cualquier asiento de ajuste u otras modificaciones a la información financiera que el profesional ejerciente haya acordado con la dirección en el transcurso del encargo.

Un ejemplo es la conciliación fiscal, ya que se parte de la norma de la contabilidad financiera la cual estará en valor histórico y existen aspectos como la depreciación que no son iguales en registro en libros y en sus aspectos tributarios. La información financiera debe ser preparada por alguien experto y es allí donde el contador público ayuda a las personas a preparar información contable, para ello debe llevar papeles de trabajo, tomar nota de lo que hace.

Existen casos en los cuales después de 4 años de haber compilado información financiera, el profesional no recuerda eventos y si no tiene su trabajo documentado, entonces ¿Cómo se va a defender? ¿Cómo va a explicar lo que hizo?

El profesional debe contar con documentación con un objetivo significativo. La información financiera no son solo los estados financieros, sino lo que está detrás de estos, los libros, auxiliares y transacciones. La normativa dice que en una diferencia entre el balance y los libros ¿Quién gana? el libro; ¿En una diferencia entre el libro y el comprobante quién gana? El comprobante. En Una diferencia entre el comprobante y el soporte ¿quién gana? El soporte. Eso está dicho, incluso replicado en la legislación tributaria, exactamente con el mismo criterio, entonces un contador puede defenderse con sus papeles, con la documentación que trabajo, que va llevando en la medida que va haciendo el trabajo con el cliente (memorandos, respuestas, etc.), ahora electrónico, todo bien organizado con fechas, horas, días. Es la documentación a la que va a recurrir.

Participantes:

José Máximo Viuche

Karen Lizeth Layton Trujillo

Manuel Antonio Rentería Cuesta

Natalia Baracaldo Lozano

Paola Márquez

Rosalba Herrera Carrillo

Yeimi Katherine Malagón Guacaneme

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