Los cuatro elementos para la transformación de los departamentos de impuestos

En la actualidad las empresas tienen la necesidad de refinar sus procedimientos operativos al reducir sus reprocesos, pudiendo mitigar así sus riesgos para aumentar su eficiencia operativa. Con base a estudios realizados por Binder Dijker Otte (BDO) la optimización de los procesos ayudará en gran medida a los departamentos de impuestos empresariales, al reducir la duración de los ciclos de “registro-informe”, además de los riesgos al aumentarse los controles internos y la transparencia, permitiendo así una mayor eficiencia profesional para el desarrollo de los objetivos de sus negocios. Para BDO, son cuatro las tareas a desarrollarse para alcanzar un optimo desarrollo empresarial. La primera de ellas es crear una lista de verificación de gestión de procesos, para el análisis de los sistemas y los procesos donde se presentan interdependencias que cruzan los límites organizativos internos y/o externos. Cómo segunda recomendada, se encuentra la organización, el buen uso y la transformación de los datos, elemento angular de cualquier departamento fiscal que desee realizar un trabajo preciso y eficiente. En tercer lugar, se concibe que el buen uso de la tecnología es trascendente en miras a que las empresas automaticen sus procesos productivos, al hacer uso de datos limpios que les permitirán facilitar el trabajo colaborativo y el manejo del tiempo. Para finalizar, son las personas el elemento más importante a la hora de implementar un programa de gestión de cambio de los departamentos de impuestos, impulsando a partir de la educación, la innovación y el emprendimiento de los ejecutivos; en la búsqueda de alinear sus objetivos personales con la visión estratégica de las empresas, dejando a un lado ideas del statu quo que impiden el progreso.

Redacción INCP a partir del artículo publicado por BDO.

Para mayor información, puede leer el artículo:” 4 dimensiones de la transformación del departamento de Impuestos”, de la fuente BDO, por Claudia Camargo.

4 dimensiones de la transformación del departamento de Impuestos

Procesos de transformación

Explorar oportunidades para refinar procedimientos, reducir los reprocesos y mitigar riesgos es a menudo el primer paso que cualquier empresa debe hacer para aumentar su eficiencia operativa.

La optimización de los procesos para el departamento de impuestos puede reducir la duración del ciclo “registro –  informe”, aumentar los controles internos y la transparencia, reducir el riesgo y, en última instancia, permitir que los profesionales ocupen su tiempo cubriendo objetivos críticos para sus negocios.

Lista de verificación de gestión de procesos

Para alcanzar este estado óptimo, las empresas deben analizar todos los sistemas y los procesos, dónde hay interdependencias y cómo estos elementos cruzan los límites organizativos internos y externos. En ese sentido, las empresas deben preguntarse:

¿Existe un modelo actualizado de los procesos tributarios en toda la empresa?

¿Hemos establecido indicadores clave (KPI) para medir la eficiencia del proceso?

¿Hemos realizado una evaluación para identificar deficiencias en los procesos tributarios y oportunidades de mejora?

¿Sabemos los requisitos comerciales asociados con las nuevas funcionalidades o capacidades?

¿Hemos diagramado el diseño del proceso de estado futuro deseado?

¿Usamos actualmente algún Business Process Management (BPM) o software de administración de flujos de trabajo?

¿Tenemos internamente algún programa de gestión del cambio para preparar y capacitar a los empleados?

Transformando sus datos

Los datos de calidad son la piedra angular de un departamento fiscal que funcione correctamente. Si los datos o análisis basados en estos, contienen errores, la toma de decisiones también estará plagada de desaciertos e inconsistencias. Las empresas deben garantizar datos fiscales limpios, precisos y de fácil acceso como parte de una estrategia general de gobierno de la información. Para muchos, particularmente los negocios del mercado medio que enfrentan importantes limitaciones en recursos, esto puede parecer una guerra perdida. La transformación exitosa es imposible sin poner los datos en orden; son un componente clave de la planificación fiscal estratégica.

Lista de verificación de preparación de datos

¿Tienes un programa de información o control de datos?

¿Se mantienen, almacenan y / o conservan los datos fiscales?

¿Se ha realizado una evaluación para identificar el estado actual del programa de gestión de la información e identificar los requerimientos futuros?

¿Puede los sistemas de gestión de la información conciliar datos fiscales de distintas fuentes, en diferentes departamentos y en formatos variables?

Tecnología de transformación

La tecnología es la herramienta mediante la cual una empresa automatiza un proceso utilizando datos limpios. Si bien la tecnología no es el único elemento de una estrategia de transformación de impuestos, es una herramienta crítica para ayudar a eliminar procesos laboriosos y no colaborativos.

La determinación de la tecnología correcta para implementar siempre es una pregunta importante. Haz un análisis de los habilitadores de tecnología y las opciones de softwares cuando desarrolles la hoja de ruta de la transformación. Si bien es posible que no sea necesario usar todas las herramientas, cada una puede ayudar a combatir los desafíos típicos de un departamento de impuestos. Independientemente de las herramientas empleadas, la tecnología utilizada debe ser capaz de administrar la complejidad, facilitar la colaboración y agilizar los procesos de cumplimiento e informes.

Transformando a tu gente

Procesos, datos y tecnología son dos tercios de la ecuación. No debe pasarse por alto el componente de personas y la implementación de un programa de gestión de cambio, tal y como se señala en nuestro informe basado en la Encuesta de Perspectivas de Impuestos 2019 de BDO, donde se citó la adaptación de las tecnologías como el principal desafío para la transformación fiscal.

Los ejecutivos encuestados afirman que las habilidades digitales de los profesionales de impuestos se consideran tan importantes como su destreza técnica tributaria. Sin embargo, 54% de las empresas menciona la falta de habilidades como una barrera importante para implementar una nueva iniciativa digital, y 28% menciona el rechazo de los empleados.

Es importante que los empleados entiendan lo que se espera de ellos y cuenten con los recursos y la capacitación necesaria para llegar allí. Educar a los empleados sobre por qué es importante dejar atrás el status quo, alinear los objetivos personales con la visión estratégica y crear un compromiso en el proceso de transformación pueden ayudar a una adaptación exitosa.

La tecnología está destinada a mejorar el trabajo de los profesionales de impuestos, no a reemplazarlos. Al final del día, esta solo puede reemplazar procesos: las empresas aún necesitan profesionales capacitados para extraer información de la información disponible.

Fuente: Claudia Camargo – BDO

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