La transformación digital agita los espacios corporativos

Profesionales de compañías que implementaron una estrategia digital a fondo abrazando a los sistemas, plataformas, personas y el modelo operativo exponen que la transformación digital se gesta desde los espacios como las oficinas terminando por residir en la cultura y mentalidad del líder financiero, delineando una forma de trabajo cambiante para las unidades de negocios y las funciones que la soportan.

Se resalta el hecho de que muchos líderes financieros entienden la necesidad de transformación, pero la unidad financiera no se encuentra preparada para ello e igualmente se añade que el uso de este tipo de tecnologías se da por necesidad de mejoras más no por novedad.

Redacción INCP a partir del artículo de Financial Management

Para más información, lea el artículo: “¿Qué enseña la transformación digital a los líderes financieros?” de la fuente Financial Management. 

¿Qué enseña la transformación digital a los líderes financieros?

Sin una campana o intercomunicador a la vista, las puertas de la oficina de Roche en Hong Kong se abrieron automáticamente. Dos pantallas táctiles esperaban a que los visitantes ingresaran los nombres de los ejecutivos que planeaban reunirse.

En menos de dos minutos, Tin Ha, CPA (Australia), director de finanzas y operaciones de Roche, apareció y recibió una notificación de visitante desde su teléfono inteligente.

“Esta herramienta de registro de visitantes y otras nuevas tecnologías, incluidas las utilizadas por las finanzas, son parte de una iniciativa de transformación digital más grande en toda la oficina de Hong Kong”, dijo Ha, mientras se trasladaba a una sala de reuniones en la oficina, que ha estado en usar por menos de un mes.

Después de haber estado en la compañía farmacéutica durante siete años, Ha comenzó a contribuir a su transformación digital hace dos años y medio cuando se mudó a Hong Kong desde otra oficina de Roche.

Ha, que dirige un equipo de finanzas con 13 personas, también ha estado recibiendo ayuda adicional de un robot llamado AIDA. Un robot basado en la nube, AIDA está equipado con tecnologías que incluyen automatización de procesos robóticos (RPA), procesamiento de lenguaje natural, chatbot y reconocimiento de imágenes, dijo. Accesible a través de teléfonos inteligentes y computadoras portátiles, AIDA actualmente procesa facturas para la unidad financiera.

“La función de reconocimiento de imágenes permite a AIDA leer facturas y contratos”, dijo Ha. “Este robot también valida los precios”.

Dijo que el trabajo realizado por AIDA ha liberado al personal para trabajar en otras cosas y que los empleados de la compañía se sienten cada vez más cómodos trabajando en conjunto con un robot. Fuera de las finanzas, AIDA también automatiza el procesamiento de los pedidos de los clientes.

Cambio de culturas y mentalidades

A pesar de ser una iniciativa de toda la oficina con mucho apoyo en este caso, hacer el cambio a un lugar de trabajo digitalizado no está exento de desafíos. Según Ha, el principal obstáculo es el elemento humano.

“La transformación digital requiere un cambio de mentalidad”, dijo. “La gente por defecto lo resiste”. No solo los empleados deben cambiar, sino que la gerencia también debe adoptar un nuevo enfoque, especialmente si está más acostumbrado a una estrategia de arriba hacia abajo.

“Las tecnologías que implementa son nuevas, y también darán como resultado nuevas formas de hacer las cosas”, dijo Ha. “Eso requiere mucho aprendizaje tanto para la gerencia como para los empleados. En una situación como esta, es mejor que la gerencia resista demasiada intervención y simplemente permita que las personas fracasen y aprendan”.

Jacqueline Chan Nap-Shan, CPA (Hong Kong), CPA (Australia), directora gerente y CFO de DBS Bank Hong Kong, está de acuerdo en que la cultura y la mentalidad son los principales desafíos.

La transformación financiera que atravesó también fue parte de una iniciativa que abarcó a toda la organización que ejecutó un cambio estratégico para convertirse en “digital al núcleo”. La iniciativa cubrió todos los sistemas, plataformas, personas, el modelo operativo del banco y un mandato para integrarse en el viaje del cliente, dijo Chan. Se requirió que las personas de todas las unidades de negocios y funciones de soporte cambiaran su forma de trabajar.

Como CFO, Chan era consciente de la necesidad de convertirse en una líder para la era digital, junto con la transformación del equipo de finanzas.

La transformación permitió que las finanzas reemplazaran sistemas viejos y complejos con nuevas tecnologías y partes interesadas para acceder a la información correcta para la toma de decisiones, dijo. Finanzas también tenía como objetivo acortar los ciclos de registro a informe, ponerse al día con la velocidad a la que se hacen los negocios y crear capacidades para permitir una mejor planificación y proyecciones financieras a través de un análisis perspicaz. El objetivo es vincularse con el resto del banco para aprovechar los recursos y el apoyo de otros departamentos.

Las tecnologías implementadas incluyen la visualización de datos, que mejora la herramienta de análisis existente y permite la creación de paneles interactivos de inteligencia empresarial; RPA; y herramientas para detectar anomalías para mejorar la gestión de riesgos y control.

¿Los directores financieros saben lo que implica la transformación digital?

En la empresa de servicios de expansión de negocios con sede en Hong Kong, Tricor Group, la función financiera está utilizando RPA para procesar las cuentas por pagar y está buscando usar la misma tecnología para las cuentas por cobrar para mejorar el control de crédito de la compañía, dijeron el CFO y COO del Grupo Wendy Wang.

La compañía, que opera en 21 países, también está explorando otras tecnologías como inteligencia artificial, reconocimiento óptico de caracteres y análisis de datos. Según Wang, el principal desafío de la transformación digital se relaciona con el conocimiento de los CFO sobre el potencial de los problemas y las tecnologías.

Si bien muchos directores financieros entienden la necesidad de la transformación digital y su posible impacto en sus empresas y unidades financieras, es posible que no estén completamente preparados para ello, con una comprensión parcial del potencial de las tecnologías disponibles.

“Esto resulta en dificultades cuando los directores financieros intentan identificar las tecnologías correctas relevantes y a prueba de futuro para las finanzas”, dijo Wang. “Los directores financieros, mientras se entusiasman con las nuevas tecnologías, también deben ser conscientes de los problemas que intentan resolver con ellos”.

Ha está de acuerdo. “La gente debe recordar que las nuevas formas de trabajo que surgen de la transformación digital aún deberán tener en cuenta los legados, las prioridades y los resultados a corto plazo de una empresa”, dijo. “No implementamos nuevas tecnologías porque son nuevas, sino porque podrían mejorar una empresa”.

Consejos desde arriba

Aunque los desafíos que identifican estos líderes financieros probablemente persistan y sean experimentados por otros directores financieros, existen formas prácticas de abordarlos. Tienen los siguientes consejos para abordar estos problemas y hacer que la transformación digital sea un éxito:

Sigue aprendiendo, arriesga y atrévete a fracasar

“Los directores financieros necesitan una buena dosis de toma de riesgos y una apertura para adoptar nuevas ideas, en lugar de depender de los probados”, dijo Wang. “Esto significa que los directores financieros deben seguir aprendiendo”.

Chan también enfatizó la importancia de ser audaz. “No verá resultados si no lo intenta en primer lugar”, dijo. “Pero, recuerde, nadie tendrá todas las respuestas, por lo que es importante aprender rápidamente a fallar sin señalar con el dedo. Cuanto más a menudo falles rápido, aprendas y sigas adelante, es menos probable que tengas que recuperarte de grandes pasos en falso “.

Identificar los problemas y los indicadores clave de rendimiento.

“Los directores financieros primero deben identificar los problemas presentes y futuros que deben resolverse antes de comprar tecnologías”, dijo Wang.

Una vez que se ha introducido la tecnología, es importante establecer si existe un retorno demostrable de la inversión. “Los directores financieros deben identificar indicadores clave de rendimiento y métricas para el seguimiento y la medición a través de una plataforma de análisis”, dijo Wang.

Comunicarse efectivamente

“Para reducir las incertidumbres y generar confianza, los directores financieros deben estar preparados para responder las preguntas de los miembros del equipo financiero y compartir éxitos y errores”, dijo Ha.

Wang está de acuerdo. “La importancia de la comunicación nunca se enfatiza lo suficiente”, dijo. “En lugar de hacer suposiciones, los miembros del equipo necesitan comunicarse. Habrá altibajos durante la transformación, pero las comunicaciones y el espíritu de equipo ayudarán al personal a superar los desafíos”.

Esto incluye permitir que los empleados se sientan lo suficientemente seguros como para ser honestos y abiertos, incluso cuando las noticias no son buenas. “La gente necesita aprender a entregar malas noticias relacionadas con el progreso de un proyecto, mientras que los líderes deben asegurarse de que lo hagan y asegurarse de que no haya recriminaciones”, dijo Chan.

Construya una cultura de abajo hacia arriba y llene el lugar de trabajo con espíritu emprendedor

“El éxito proviene de las personas que toman posesión”, dijo Ha. “Por lo tanto, la transformación digital debe ser de abajo hacia arriba en lugar de de arriba hacia abajo”. Ha aconseja a los directores financieros que comiencen a construir una cultura de este tipo haciendo preguntas orientativas a sus equipos como:

¿Cómo quieres trabajar en el futuro a largo plazo? Un marco de tiempo más largo es mejor que uno corto porque ayuda a las personas a deshacerse de muchos pensamientos limitantes.

¿Cómo se alinearán esas nuevas formas de trabajar que imaginó con el propósito de la empresa? “La pregunta ayuda a los empleados a conectar tecnologías y propósitos. La tecnología no es nada hasta que sea aplicable a un propósito ”, dijo Ha.

¿Qué quieres hacer con el tiempo que las tecnologías liberan para ti? Esto ayudará a los empleados a pensar en las nuevas habilidades que desean desarrollar.

Roche tiene una nueva oficina abierta con tecnología habilitada donde las nuevas empresas que desarrollan soluciones para ella trabajan con los empleados de la compañía. “De esta manera, permitimos que nuestros empleados tengan una idea del espíritu emprendedor de las nuevas empresas y los alentamos a adoptar sus formas de pensar y hacer las cosas”, dijo Ha.

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