La documentación y su importancia en el proceso de auditoría

En el desarrollo del proceso de auditoría es fundamental realizar un manejo organizado de los documentos contables, con el fin de abreviar los contenidos, procedimientos y conclusiones, precisando así el alcance de los procedimientos realizados y agilizando los procesos de seguridad, con el fin de aplicar procedimientos, acciones y decisiones de forma rápida e integra. La documentación es una evidencia primordial en el proceso de auditoría, siendo fundamental para respaldar operaciones registradas. En razón a ello, es el auditor quien acepta un documento como evidencia confiable, cuando considere que el mismo fue procesado y creado haciendo uso de una buena estructura de control interno, o por el contrario rechazarlo cuando no puede considerar un documento como una evidencia confiable. Además, y en el caso del desarrollo de una auditoría externa, el auditor tiende a considerar más segura la aceptación de un documento externo, dado que los mismos han estado bajo el control de un cliente como de otras partes de las operaciones, lo que significa que ambos están de acuerdo con la información y las condiciones indicadas en el mismo. Siguiendo juiciosamente este proceso, es posible mostrar al cliente que los resultados del proceso de auditoría han sido satisfactorios y legítimos. 

Redacción INCP a partir del artículo publicado por Auditool 

Para más información, lea el artículo: “Calidad en la documentación de un proceso de auditoría” de la fuente Auditool.

Calidad en la documentación de un proceso de auditoría 

Al realizar un proceso de auditoría, es lógico pensar que muchos documentos son creados para servir como soporte y evidencia, o inclusive, se deben utilizar muchos documentos y papeles de trabajo existentes y elaborados por el auditor interno, que contribuyan al desarrollo correcto de la auditoría, así como la disposición rápida, fácil y clara para poder acceder a esta información.

Resumir los procedimientos, contenido y conclusiones, así como precisar los alcances de los procedimientos realizados, permiten al equipo del encargo agilizar procesos con la seguridad de que toda acción y decisión tomada ha sido respaldada previamente en los papeles de trabajo, porque no valdría la pena invertir y, en cierta manera, desperdiciar el tiempo y esfuerzos en leer y documentarse sobre información que se puede disponer de primera mano y de forma resumida (resumir no es sinónimo de estar incompleto, solamente es sintetizar y concretar indicaciones, explicaciones y acciones que facilitan su entendimiento); por tanto, esto otorga al equipo de asesores y al socio encargado aplicar procedimientos, decisiones y acciones de forma rápida e íntegra.

Por lo regular, cada operación en la empresa del cliente se apoyada, por lo menos, con un documento, por lo que existe un gran volumen de documentos que soportan las actividades del cliente.

La documentación es un tipo de evidencia primordial, por ello, se utiliza de forma amplia en todas las auditorías porque, en ocasiones, es la única evidencia razonable y factible disponible. En consecuencia, la información contenida en estos documentos, como también los papeles de trabajo, deben ser clasificados para fines prácticos, ya sean internos o externos.

La utilización de documentos para respaldar operaciones registradas, por lo general, se le conoce como comprobación.

El auditor dispone si aceptar un documento como evidencia confiable cuando:

  • En el caso de una auditoría interna debe considerar si el documento presentado como evidencia fue creada o procesado en condiciones de una buena estructura de control interno; por el contrario, si estos fueron elaborados en procesos y condiciones equivocadas, no puede considerarse como evidencia confiable.
  • En el caso de una auditoría externa, el auditor considera más segura la aceptación del documento como evidencia confiable en la mayoría de los casos, dado que los documentos externos han estado en manos de un cliente como de la otra parte de la operación, significando que ambas partes están de acuerdo con la información y las condiciones indicadas en el documento, por lo tanto, estos documentos son preparados con exactitud y cuidado y, con frecuencia, han sido revisados por abogados o expertos calificados.

Construyendo y logrando tener bases sólidas e íntegras, se hace posible mostrarle al cliente que los resultados de la auditoría sí han sido satisfactorios; pues no se ha perdido tiempo ni recursos en acciones y procedimientos de clasificación de la información, permitiendo optimizar procesos gracias a la buena organización y disposición, que provoca y estabiliza un desarrollo óptimo, así como la reducción de factores y recursos innecesarios, que finalmente se evidencian en el resultado de una auditoría precisa y eficaz. 

Fuente: Auditool.

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