Factores clave a la hora de evaluar la inversión en programas informáticos

Las inversiones en programas informáticos siguen apareciendo en los presupuestos de las SMP (pequeñas y medianas firmas contables, por sus siglas en inglés). Durante 2019, 28 % de las SMP que respondieron a la Encuesta Mundial de las SMP de la IFAC se comprometen con invertir 10 % o más de los ingresos profesionales de su firma en tecnología. De ese 28 %, 6 % comprometerá más de 20 % de sus ingresos con la actualización de la tecnología de su firma. Esto resalta la importancia de contar con productos especializados de tecnología actualizados y optimizados para permitirle a la comunidad global de las SMP estar en posición predominante.

Aunque invertir en tecnología es importante para las SMP, el proceso de exploración puede ser abrumador. Las SMP se enfrentan a una amplia variedad cuando analizan nuevas plataformas tecnológicas y el hecho de hallar la plataforma correcta que concuerde con la estrategia empresarial de su firma es una tarea difícil conforme a un presupuesto.

El primer paso que las SMP pueden dar en su proceso de evaluación es entender las exigencias de los usuarios actuales y las necesidades futuras de la firma. Una vez que se entiendan las necesidades de la firma, la firma les puede pedir a los proveedores cotizaciones y propuestas. El conocimiento por adelantado de los compromisos financieros que se requieren para comprar y actualizar programas informáticos les permite a las SMP evaluar de manera eficiente las opciones de sus proveedores.

El Comité de las SMP, por intermedio de uno de sus grupos de trabajo, ha compilado un proceso en cinco pasos correspondiente a la evaluación de inversiones en programas informáticos para las SMP:

  1. Evaluar el historial y la reputación de negocios de los proveedores. Analizar:
  • Derechos de propiedad y coherencia del equipo de alta gerencia, si tal información está disponible. Evaluar la experiencia y el dominio de conocimientos de sus altos ejecutivos actuales.
  • La manera en que los programas informáticos satisfacen las expectativas y si la visión del proveedor es coherente, en lugar de responder a una situación o cambiar constantemente.
  • El notable éxito y la rentabilidad del proveedor, incluso si es un proveedor establecido en su mercado.
  • La inversión del proveedor en investigación y desarrollo como porcentaje de ingresos durante los últimos años para evaluar si está en una tendencia a la baja o al alza.
  • Pedirle al proveedor su futuro plan de desarrollo de productos.
  • La presteza y el plan de respuesta del proveedor para problemas tales como la seguridad informática y la protección de datos.
  1. Evaluar las tecnologías subyacentes que vienen con los programas informáticos. Analizar:
  • Compatibilidad con la tecnología convencional de la industria como las bases de datos y los sistemas operativos de Microsoft. ¿Cuál es la plataforma dominante en la jurisdicción local?
  • Instalación de programas informáticos adicionales para ejecutar los programas informáticos seleccionados. Una instalación adicional podría implicar costos adicionales.
  • Adaptabilidad de los productos y requisitos específicos de la industria cuando proceda.
  • Si la personalización de los temas informáticos está disponible sin asistencia de un experto; el proceso de actualización puede afectar las configuraciones en el futuro.
  • Evaluar la cuestión de la compatibilidad de los programas y equipos informáticos con otros usuarios de los diferentes departamentos dentro de la firma, así como con otras importantes partes interesadas ajenas a la firma.

3.      Evaluar las opciones de capacitación y asistencia técnica. Analizar:

  • El programa de capacitación recomendado del proveedor (¿es mediante capacitación en un salón de clase, en entorno de red, por Internet, al propio ritmo del aprendiente, etc.?).
  • El idioma del departamento de servicio técnico.
  • Si el servicio técnico está disponible fuera de las horas normales de trabajo o en vacaciones y si el servicio técnico se maneja por medios electrónicos o por teléfono.
  • El tiempo promedio de respuesta del proveedor. Averiguar la cantidad de personas que dan servicio técnico y su experiencia con el programa informático.
  • Tener en cuenta el periodo del proceso de integración de empleados y el alcance del servicio técnico inicial.
  • El plan de implementación recomendado del proveedor para nuevos clientes.

4.      Revisar el presupuesto y evaluar costos y condiciones contractuales. Esto tendrá que ser en concordancia con las estrategias de la firma a mediano y largo plazo. Analizar:

  • La suficiencia del presupuesto, lo cual incluye asignación para una evaluación de riesgos informáticos y la capacitación necesaria para poner a funcionar el sistema informático.
  • Costos por adelantado correspondientes a instalación de programas informáticos.
  • Costos continuos de seguros y mantenimiento de programas informáticos.
  • Costo de mejoramiento futuro si no está en el contrato de mantenimiento.
  • Equipos informáticos y costos de infraestructura relacionados.
  • El costo de los recursos internos que tendrán que dedicarse a la implementación, capacitación y servicio técnico interno continuo.
  • El historial del proveedor correspondiente a los aumentos de precios de mantenimiento.
  • Justificación de compras mediante un análisis sobre costo y beneficio. Analice el costo probable por usuario durante los primeros años.
  • Si las actualizaciones estarán disponibles a un costo mínimo y de manera oportuna.

5.      Evaluar referencias y comentarios sobre los servicios. Analizar:

  • Pedir, por lo menos, tres referencias de clientes para conocer su experiencia con el proveedor.
  • Pedir las referencias sobre los consultores de implementación propuestos si es necesario.
  • Preguntarle a una red de pares los testimonios sobre su experiencia con el proveedor.
  • Tener una conversación abierta con un cliente reciente del proveedor con implementación de tecnología similar.
  • Experiencia de otros usuarios con respecto a la compatibilidad y la flexibilidad al utilizar el producto del proveedor.

Apoyo de las organizaciones miembros

Recientemente, el SAICA (Instituto Sudafricano de Contadores Colegiados, por sus siglas en inglés) publicó una guía de programas informáticos para las SMP que se ocupa principalmente de la presentación de cuentas y de programas informáticos contables. Es posible que, a las SMP, les parezca que los apartados sobre “Cómo escoger un programa informático” y “Riesgos” sean una referencia útil a la hora de contemplar algún modo de inversión en tecnología, así como la manera en que se podría evaluar un programa informático (contable u otro). Sostener conversaciones preliminares dentro de la firma es de vital importancia cuando se restringe la selección de los productos especializados informáticos pertinentes para la firma. También es importante garantizar que el personal esté dispuesto a aceptar estas nuevas tecnologías, especialmente para quienes hacen la transición inicial a partir de un entorno manual, en lugar de una actualización de sistemas o plataformas.

Selección de programas informáticos de auditoría

Cuando se analizan los programas informáticos de auditoría disponibles en el mercado, se debería evaluar características adicionales:

  • La integración con otros programas informáticos de gestión de firmas de contadores, asignación de personal, planillas de horarios, confirmaciones bancarias, etc. (si no están integrados).
  • ¿Cuándo y cómo se actualiza los programas informáticos a raíz de los cambios en las normas internacionales o las normas locales aplicables en la jurisdicción?
  • Si los programas informáticos los acredita la Organización Profesional de Contaduría local.
  • Capacidad para llevar a cabo alguna metodología de muestreo básica (por ejemplo, la capacidad para utilizar una tabla de números aleatorios o unidad monetaria a efectos de muestreo).
  • Disponibilidad de ciertos puntos de referencia de la industria para análisis de proporciones (usualmente, estas se tendrán que comprar por separado a manera de módulo complementario. La proliferación del XBRL (Lenguaje Extensible para la Entrega de Información Empresarial, por sus siglas en inglés) puede hacer que tal comparación sea más rentable).
  • Si el programa de auditoría dentro del programa informático se puede diseñar a medida, con base en las industrias y el nivel de complejidad de la entidad.
  • En lo referente a auditoría de grupos o a auditoría de múltiples lugares, la capacidad para crear cuestionarios de entrega de información entre firmas (o entre oficinas) y la capacidad para facilitar la fusión de empresas.
  • La capacidad del programa para “cerrar con llave” el archivo de auditoría actual dos meses después del cierre de sesión como lo da a entender el parágrafo A54 de la Norma Internacional de Control de la Calidad (NICC) 1 (esto es para evitar la alteración de archivos).
  • La capacidad del programa para sacar una versión impresa del anexo principal correspondiente a cada uno de los ítems del balance general y los elementos importantes del estado de pérdidas y ganancias si corresponde (con una posible función de referencias que remitan a otras entre todos los documentos).
  • La capacidad del programa para introducir datos del monto que se transfiere al periodo siguiente y que corresponde al mismo cliente desde la auditoría del año anterior hasta el encargo del año actual. Debería ser lo mismo para cualquier asunto que se someta a la atención del actual equipo de trabajo en el encargo de auditoría.

Fuente: George Willie y Michael Mbaya. IFAC – Traducción INCP

George Willie se convirtió en miembro del Comité de las Pequeñas y Medianas Firmas de Contadores en enero de 2015. Lo postuló el AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, por sus siglas en inglés). El Sr. Willie es el director ejecutivo de Bert Smith & Co. Tiene más de 40 años de experiencia especializándose en las auditorías de entidades de servicios de atención médica, gubernamentales y sin ánimo de lucro. El señor Willie ha ocupado varios cargos directivos dentro del AICPA, tales como presidente del Comité Ejecutivo del Departamento de Firmas Contables de Empresas no Cotizadas en Bolsa, miembro de la Junta Directiva, miembro de la Junta de Evaluadores, secretario del Comité de Acción Política y presidente del Comité de Iniciativas para las Minorías. El Sr. Willie obtuvo el título de Magíster en Administración de Empresas (MBA) de la American University y un título de pregrado de administración de empresas (BBA) en contaduría de la Howard University. Es contador público certificado en el Distrito de Columbia (Washington, D. C.) y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, CGMA (Contador Administrativo Global Certificado, por sus siglas en inglés, por el AICPA y el CIMA) y CGFM (Gerente Financiero Gubernamental Certificado, por sus siglas en inglés).

Michael Mbaya es socio de la firma Mbaya & Associates, una firma con sede en Kenia que presta servicios de auditoría, impuestos y asesoría financiera en África. El Sr. Mbaya también es miembro del SMPC (Comité de las Pequeñas y Medianas Firmas Contables, por sus siglas en inglés) de la IFAC y es un apasionado de lograr que las mentes jóvenes entren a formar parte de la profesión contable y sobresalgan dentro de ella.

“Este documento titulado Factores clave a la hora de evaluar la inversión en programas informáticos, que la International Federation of Accountants (IFAC) publicó en inglés en enero de 2020, lo ha traducido al español el Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia (INCP) en febrero de 2020 con permiso de la IFAC. El texto aprobado de todas las publicaciones de la IFAC es aquel que la IFAC publique en lengua inglesa. La IFAC no asume responsabilidad por la exactitud y completitud de la traducción ni por ninguna medida que se tome como consecuencia de lo anterior.

Texto en inglés del documento titulado Factores clave a la hora de evaluar la inversión en programas informáticos © 2020 cuyo autor es la IFAC. Todos los derechos reservados.

Texto en español del documento titulado Factores clave a la hora de evaluar la inversión en programas informáticos © 2020 cuyo autor es la IFAC. Todos los derechos reservados.

Título original: Key Factors in Evaluating Software Investment, enero de 2020”.

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