¿Qué efecto podría tener la regulación de la DIAN sobre los sistemas que interactúan con la facturación?

Documento de conclusiones

Spatia INCP, 21 de febrero de 2019


Introducción

La facturación electrónica fue el tema en el que se centró el conversatorio del 21 de febrero de 2019.  De acuerdo a dicha reunión el escenario de la facturación electrónica es complejo, puesto que se deben unir los requisitos del derecho comercial, más los del derecho tributario. Además, en dicha reunión recomendó dejar a salvo el papel del título valor más el papel de comprobación que se quiere que este documento tenga en materia tributaria.

Se inició la sesión con la lectura del Artículo 16, Parágrafo 2 de la Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018. Dicho apartado indica que:

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos el Artículo 617 de este estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La DIAN podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismo técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación ¡ con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma.

 

De este parágrafo partió el conversatorio y se desprendieron las siguientes preguntas, ya que las facultades son muy amplias y no es claro por qué se mencionan, pues abarcan temas del derecho comercial. 

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con los inventarios?

Esta nueva legislación prohíbe la emisión de facturas cuando no se han cumplido las prestaciones que se facturan. Las prácticas de facturar para que se otorgue un anticipo están prohibidas, ya que la factura tiene que corresponder a las operaciones realizadas. Por esto, las facturas proforma no pueden hacerse para registrar un contrato (sector público) o guardar en la reserva presupuestal.

Contablemente, cuando se cumple con la entrega de un bien, lo que se hace es registrar un ingreso contra una cuenta por cobrar siendo un segundo movimiento, abonar el inventario y llevarlo al costo de venta. Por tanto, lo que diga la factura debe ser lo que aparezca en el movimiento de inventarios. En un primer momento parece sencillo, pero hay otros sucesos como despachos parciales o la existencia de devoluciones.

Si la factura es un título valor, vale decir que estos temas no se pueden manejar con notas de contabilidad para ajustar la cuenta por cobrar. Ya que los títulos valores tienen la característica de literalidad (lo que diga el documento) por tanto, lo que se modifique en contabilidad no afecta el título valor. Así las cosas, el archivo (factura electrónica) debería dar la opción de realizar anotaciones, si se quiere cumplir el principio de literalidad.

En el proceso de prestación de servicios, hay que analizar cuándo se cumplen las condiciones contables y tributarias, ya que estas pueden darse de forma diferente para el reconocimiento. 

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con los sistemas de pago?

La muestra empresarial del país está compuesta aproximadamente por un 96% de PyME (pequeña y mediana empresa). En muchos municipios del país se utiliza el pago en efectivo, pues no hay red bancaria, sin contar las limitaciones de acceso a internet que existen en gran parte del territorio nacional. En este sentido, la medida de facturación electrónica pareciera estar desconociendo las características culturales y tecnológicas del país, por lo cual este tipo de facturación no podría operar en algunas regiones.

En las grandes superficies, por ejemplo, partiendo de esta nueva normatividad las tiras de registradora no se consideran factura, lo que obliga al cliente a solicitarle al almacén una factura, es decir, un trámite adicional.

Hoy en día con los medios de pagos modernos (PSE y los pagos por medio de cajeros electrónicos) son muy comunes, pero debe tenerse en cuenta que los documentos que estos emiten no son facturas en sí mismas, es decir que esto genera la realización de más procedimientos que las compañías deben asumir.

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con el impuesto a las ventas?

El tema de la factura y el registro del impuesto a las ventas ha generado inconvenientes, pues si la factura no es emitida a tiempo, no se realiza el correspondiente registro del impuesto. Ahora, el no consignar el impuesto a las ventas no solo se considera un retraso que genera intereses moratorios, sino también un delito. Además, se debe tener en cuenta que las devoluciones afectan directamente el impuesto y debieran afectar la factura, pero con facturación electrónica, esto no es posible.

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con el impuesto nacional al consumo?

El Impuesto al Consumo y el Impuesto a las Ventas, son impuestos similares en cuanto a su generación, que a pesar de esta similitud cuentan con tarifas distintas, vale decir que algunas empresas cuentan entre sus operaciones con ventas y otras con consumo, lo que las lleva a realizar su manejo por separado.

En cuanto al método simple, visto desde un empresario, se aspiraría a que este generara una “simplificación”, aunque algunos indican que produce más impuesto frente a estar por fuera de este método. Vale decir que esta situación se presenta en algunos casos extraordinarios.

Una situación para analizar, pues preocupante es que la nación recaudará el impuesto de industria y comercio de los municipios, lo cual debería repensarse en la medida en que los municipios de menor tamaño podrían verse afectados en el trámite de solicitud de giro de recursos obtenidos por el Impuesto de Industria y Comercio.

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con la retención en la fuente que se haya practicado?

La principal diferencia radica en que la retención opera en cuanto se realiza el pago, a pesar de que muchas personas generan dicha retención, en razón a velar el principio de causación. Aunque la retención es un descuento en el pago, la complejidad existente radica en que existen diferentes tipos de retenciones, inclusive si es un mismo servicio. 

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con la contabilidad?

La autonomía y la independencia se pierde en la contabilidad financiera frente a la contabilidad tributaria, pues estas deben propender por cumplir con lo tributario y no supervisar solo lo contable. Por ejemplo, el tema de depreciaciones es un claro caso de la intromisión de lo fiscal en lo contable.

  1. ¿Cuál es la interacción de la facturación con la información tributaria?

Es poco coherente que aún se hable de información tributaria cuando un ente como la DIAN, ya cuenta con toda la información a causa del cruce de datos que realiza la entidad. La factura electrónica es una muestra de cómo la DIAN, estará informada de todas las transacciones de las empresas.

Debe tenerse en cuenta, que se está en un proceso de transición que aún no ha logrado ser estabilizado, ya que se han generado inconvenientes por problemas técnicos de la DIAN, lo cual está incidiendo en las operaciones en la emisión de facturación. Este ente, no ha reconocido que por sus problemas técnicos no han logrado adaptarse al ritmo de los negocios.

Ahora, aunque el objetivo final es la transparencia de la información, se debe analizar el riesgo de exponer información confidencial: listas de clientes, negociaciones comerciales, estrategias comerciales y demás temas confidenciales.

Comentarios:

  • Debe definirse cómo se va a escalar la norma de facturación electrónica para los diferentes sectores.
  • Es esencial la participación de las empresas en los procesos de proyectos de ley frente a estos temas que afectan directamente sus procesos. Por tanto, debe actuarse cuando esté en marcha el proyecto y no cuando la ley ya esté aprobada.
  • Vale recordar que la DIAN solo otorga 5 días para realizar comentarios sobre una norma, lo que impide una discusión oportuna en la cual puedan manifestarse todas las partes afectadas.
  • La conciliación contable y una conciliación fiscal está generando más procesos para las empresas. Ya que debe existir un registro de las diferencias, al detalle, que permita identificar si son iguales o hay diferencias para la conciliación fiscal, lo cual ha generado más costos para las empresas.
  • El desarrollo de un software específico para cada empresa puede realizarse, sin embargo en empresas pequeñas el escenario es mucho más restrictivo, por ejemplo, en inventarios y activos fijos.

Participantes:

López Velásquez Noel Andrés

García Juan Manuel

González Jeimmy Viviana

Macías Londoño Paola

González González Juan Carlos

Leal María Camila

Ceballos Torres Iván Fernando

Blanco Ricardo

Anzolo Sandro

Ferreira Marta

Beltrán Judy

Ortiz Diana

Amézquita Gladys

Bernal Montero Mónica

Bermúdez Hernando

Chaparro Pedraza Angela

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