Cinco pasos por tener en cuenta al efectuar inversiones en tecnología

Con base en la Encuesta Mundial de las SMP 2018 de la IFAC (en lo sucesivo, la Encuesta), 46 % de las 6258 SMP (pequeñas y medianas firmas contables, por sus siglas en inglés) estaba planeando invertir menos de 5 % de sus ingresos futuros, correspondientes a los próximos doce meses, en productos y servicios tecnológicos, mientras que la tercera parte planea invertir menos de 1 %. La tecnología es un elemento que cambia las reglas del juego y es una fuerza muy original e innovadora en muchos frentes comerciales; así, es importante que las firmas efectúen las inversiones necesarias en tecnología para mantenerse vigentes ante sus clientes.

Con base en las respuestas a la Encuesta, los principales nuevos avances tecnológicos que se planea implementar o que se han introducido fueron el desarrollo de habilidades y de dominio de conocimientos sobre las TI dentro de la empresa y la adopción y el uso de opciones en la nube para la interfaz y la prestación de servicios a clientes:

El SBSTF (Grupo de Trabajo en Apoyo Empresarial para las Pequeñas y Medianas Firmas Contables, por sus siglas en inglés) del Comité de las SMP de la IFAC abordó recientemente este tema como parte de sus iniciativas de transformación de las firmas de contadores. El Comité ofreció cinco pasos para que las SMP los tengan en cuenta a la hora de invertir en tecnología:

  1. Desarrollar una estrategia tecnológica

Una inversión en tecnología, como cualquier otra cosa en una firma contable, requiere de planeación. ¿Cuál es la estrategia empresarial de la firma dentro del próximo año? ¿Y dentro de los próximos tres a cinco años? ¿A qué tecnología específica e inversión necesaria les tendrá que dar prioridad la firma para cumplir con su plan de negocios a largo plazo? ¿Cómo tendrá impacto lo anterior en la prestación de servicios por parte de la firma con el paso del tiempo?

La estrategia tecnológica debería tener concordancia total con el plan de negocios de la firma a largo plazo. Con el fin de desarrollar un plan integral, el Capítulo 5 de la Guía para la Gestión de Firmas de Contadores (para pequeñas y medianas firmas contables) (en lo sucesivo, la Guía para la Gestión de Firmas de Contadores) y un artículo de la publicación Global Knowledge Gateway sobre “desarrollo de una estrategia tecnológica”, que aborda el tema de los pasos para ayudar a incorporar la tecnología en una firma contable, serán de utilidad.

El Capítulo 5 de la Guía para la Gestión de Firmas de Contadores también incluye más información exhaustiva para aquellas firmas que planean emprender un proyecto de tecnología, empiezan con un plan, la selección de tecnología, y abordan temas sobre capacitación y contratos que vienen con la implementación de sistemas.

  • Identificar las necesidades de tecnología y analizar la rapidez de la firma

La estrategia tecnológica en toda la firma tendrá que desglosarse en componentes secundarios, ya sea por servicios prestados (por ejemplo, auditoría, impuestos, etc.) o bien por algunas características identificables (por ejemplo, recursos humanos, facturación o gestión de relaciones con los clientes).

Es importante establecer las actuales necesidades operativas y las futuras exigencias de la firma y la manera en que aquellas se adaptan a la dirección estratégica de la firma. ¿Cuán vital es para una firma satisfacer tales necesidades y, a más tardar, cuándo? Puede ser útil hacer una lista utilizando categorías tales como vital, beneficioso u opcional (bueno tenerla), la cual puede ayudarle a la firma a establecer prioridades. Los temas de conversación con otros profesionales en ejercicio que están a la vanguardia tecnológica pueden ser esclarecedores. Es imperativo medir si el personal también está listo para aceptar y adaptarse a nuevos modos de trabajar con la tecnología. Si el personal no está listo, entonces se tendrá que tomar una medida de intervención adecuada como capacitación y demostraciones en el lugar de trabajo, nombramiento de impulsadores de productos y demás incentivos posibles. La aceptación de una idea, de parte del personal, será necesaria en pro de una estrategia exitosa de implementación tecnológica.

  • Llevar a cabo una valoración de inversiones y unos análisis exhaustivos sobre costo y beneficio

Es de vital importancia estar enterado de la tecnología que se necesita para lograr la estrategia de la firma. El siguiente paso es llevar a cabo un análisis sobre costo y beneficio de las inversiones en tecnología y, al mismo tiempo, estar al tanto del costo alternativo. Por ejemplo, una firma podría tener USD$ 15.000 con la opción de, por una parte, invertir en un nuevo sistema tecnológico que pueda mejorar la productividad del personal o bien dejar el dinero en un depósito a plazo fijo que devengue 5 % anual. Si el aumento de la productividad en la primera opción se puede cuantificar a 10 % anual sobre el costo de la inversión, entonces el costo alternativo de no efectuar la inversión en el nuevo sistema tecnológico es un rendimiento negativo de 5 %. Este rendimiento negativo debería formar parte del análisis sobre costo y beneficio.

La medida de una valoración de inversión dependerá en gran medida de la magnitud de la inversión en cuestión. Normalmente, se debería pensar en la posibilidad de una inversión solamente si puede arrojar un rendimiento positivo. También es importante identificar el marco de tiempo que constituye un punto de equilibrio en la fase de implementación. Empero, por el otro lado, el costo de quedarse rezagado no se debería pasar por alto tampoco.

Se pueden utilizar diversas metodologías para llevar a cabo una valoración de inversiones. Entre los retos comunes están los siguientes: lograr una tasa de rendimiento aceptable, obtener información completa sobre costos (lo cual incluye el costo alternativo) y cuantificar los beneficios tales como los rendimientos y la satisfacción del personal en términos monetarios. En años recientes, los presupuestos de capacitación se han vuelto más comunes y los gastos en seguridad informática han aumentado; por lo cual, es más importante que nunca que estos costos también se incluyan en los cálculos. El ICAS (Instituto de Contadores Certificados de Escocia, por sus siglas en inglés) tiene un artículo que puede ser útil como obra de referencia sobre diferentes técnicas de valoración.

  • Buscar diferentes estrategias de financiación

Se deberían analizar diferentes alternativas de inversión en esta etapa: por ejemplo, es posible que una estrategia del tipo “traiga su propio” dispositivo le reduzca el costo inicial a la firma, pero también es posible que exija un sólido sistema de protección o cortafuegos para la seguridad informática y, por consiguiente, más inversión en este campo específico. También hay opciones tales como la compra total e inmediata (en lugar de tomar en arriendo o pagar alquiler). Algunos mecanismos tales como el de Software como Servicio (ScuS) o el de Infraestructura como Servicio (IcuS) en recientes años han demostrado ser alternativas populares para las firmas. Por lo general, tales inversiones les permiten a las firmas desglosar su desembolso de capital inicial con el paso del tiempo.

En un ambiente de pequeñas y medianas firmas contables se puede obtener financiación de las siguientes fuentes:

  • Socios o accionistas. Esta es la fuente más directamente accesible, pero posiblemente la más difícil de explotar porque no todo el mundo tiene el mismo entusiasmo por los rendimientos de las inversiones. Las personas tienen diferentes marcos de tiempo de inversión.
  • Financiación conjunta con otras firmas. Esto es posible si un tipo de tecnología se puede compartir entre firmas. Compartir reducirá el aporte de costos necesarios por parte de cualquier firma por sí sola. Sin embargo, es posible que haya problemas de derechos de autor y conflictos en cuanto a planificación de tareas durante algunos ciclos de mucho trabajo.
  • Préstamos comerciales de parte de bancos y demás instituciones financieras. Normalmente, implican valores pignorados y garantías personales de parte de socios o accionistas. Puede tomar mucho tiempo obtenerlos. Las tasas de interés también pueden ser prohibitivas en ciertas jurisdicciones.
  • Crédito de parte de prestadores o proveedores de tecnología. Por costumbre, esto significa que el prestador de crédito tendrá la última palabra en cuanto al tipo de tecnología que se ha de seleccionar. Por consiguiente, la firma podría tener pocas opciones.
  • Asistencia de parte de agencias gubernamentales. En muchos países en desarrollo, los gobiernos han establecido agencias para ayudarles a las pequeñas y medianas empresas (pymes) o a las SMP. Algunas ofrecen créditos a tasas altamente subsidiadas, mientras que otras otorgan subvenciones a grupos específicos. Por ejemplo, el gobierno de Malasia había establecido una sociedad comercial pyme, entre otras instituciones, que puede ayudarles a las SMP a modernizarse, siempre y cuando sus servicios se puedan exportar a otros países. Con la proliferación de la tecnología en la nube, dicho potencial dejó de ser raro.

Aunque es crucial planear el desembolso monetario en todas las opciones de financiación, la elección del momento oportuno para los flujos de salida de efectivo y la manera en que estas opciones de financiación los satisfarán se tendrán que analizar simultáneamente como parte de la valoración de inversiones.

  • Establecer el cronograma de implementación y el seguimiento

Una vez que se haya hecho el programa de implementación y se hayan ultimado los detalles del presupuesto, es hora de poner el plan en marcha. Nombrar un impulsador de productos es una buena manera de lograr que el personal acepte una idea. Es vital para la firma garantizar que el proyecto se ejecute en una magnitud manejable con fechas recomendadas claras y que se pueda sacar provecho del mismo cuando se avance hacia proyectos de mayor magnitud. Esto permite una gestión de proyectos más fácil y una mejor gestión de riesgos. Para un proyecto de implementación tecnológica más grande, las SMP deben estar dispuestas a buscar ayuda profesional de expertos.

También es esencial hacerle seguimiento a la implementación conforme a un cronograma establecido. Esto es útil a la hora de administrar presupuestos y flujos de efectivo. Es posible que se requiera tomar medidas si se presentan problemas durante la fase de implementación. El apoyo de los socios o de los propietarios es primordial para que un proyecto tecnológico sea exitoso.

Conclusión

La implementación exitosa de cualquier inversión en tecnología dependerá muchísimo del hecho de que las SMP obtengan la asistencia técnica correcta a lo largo del proceso de implementación. Una de las más importantes habilidades requeridas que las SMP tendrán que cultivar internamente en los próximos años es en el campo de la gestión del cambio puesto que todas estas innovaciones se convierten más en una realidad. Con la aceptación de una idea de parte del personal y el apoyo de la alta gerencia, el proceso que llevan a cabo las SMP será mucho más seguro y manejable.

Sin duda, las SMP tendrán que aceptar todos estos rápidos avances en la tecnología si quieren mantenerse vigentes en la industria y prestar los mejores servicios a sus clientes. Esto implicará mantenerse al día con respecto a las tendencias tecnológicas, reorganizar y adaptar cualesquiera tecnologías actuales que estén disponibles dentro de la firma para satisfacer mejor las necesidades de los clientes y estar dispuestos a aceptar tecnologías a medida que aparecen en escena. Reconocer estos pasos como parte del ciclo de implementación e inversión en tecnología será necesario en adelante.

Por George Willie y Michael Mbaya – Traducción INCP

George Willie se convirtió en miembro del Comité de las Pequeñas y Medianas Firmas de Contadores en enero de 2015. Lo postuló el AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, por sus siglas en inglés). El Sr. Willie es el director ejecutivo de Bert Smith & Co. Tiene más de 40 años de experiencia especializándose en las auditorías de entidades de servicios de atención médica, gubernamentales y sin ánimo de lucro. El señor Willie ha ocupado varios cargos directivos dentro del AICPA, tales como presidente del Comité Ejecutivo del Departamento de Firmas Contables de Empresas no Cotizadas en Bolsa, miembro de la Junta Directiva, miembro de la Junta de Evaluadores, secretario del Comité de Acción Política y presidente del Comité de Iniciativas para las Minorías. El Sr. Willie obtuvo el título de Magíster en Administración de Empresas (MBA) de la American University y un título de pregrado de administración de empresas (BBA) en contaduría de la Howard University. Es contador público certificado en el Distrito de Columbia (Washington, D. C.) y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, CGMA (Contador Administrativo Global Certificado, por sus siglas en inglés, por el AICPA y el CIMA) y CGFM (Gerente Financiero Gubernamental Certificado, por sus siglas en inglés).

Michael Mbaya es socio de la firma Mbaya & Associates, una firma con sede en Kenia que presta servicios de auditoría, impuestos y asesoría financiera en África. El Sr. Mbaya también es miembro del SMPC (Comité de las Pequeñas y Medianas Firmas Contables, por sus siglas en inglés) de la IFAC y es un apasionado de lograr que las mentes jóvenes entren a formar parte de la profesión contable y sobresalgan dentro de ella.

“Este documento titulado “Cinco pasos por tener en cuenta al efectuar inversiones en tecnología” que la International Federation of Accountants (IFAC) publicó en inglés en mayo de 2020, lo ha traducido al español el Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia (INCP) en junio de 2020 y se utiliza con permiso de la IFAC. El texto aprobado de todas las publicaciones de la IFAC es aquel que la IFAC publique en lengua inglesa. La IFAC no asume responsabilidad por la exactitud y completitud de la traducción ni por ninguna medida que se tome como consecuencia de lo anterior.

Texto en inglés del documento titulado “Cinco pasos por tener en cuenta al efectuar inversiones en tecnología” © 2020 cuyo autor es la IFAC. Todos los derechos reservados.

Texto en español del documento titulado “Cinco pasos por tener en cuenta al efectuar inversiones en tecnología” © 2020 cuyo autor es la IFAC. Todos los derechos reservados.

Título original: “5 Steps to Consider When Making Technology Investments”.

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