Potenciando la calidad y eficiencia de las Pequeñas Firmas de Auditoría

Por Phil Cowperthwaite, Miembro, Comité SMP de la IFAC

El ritmo del cambio y el aumento en la complejidad de las normas de auditoría y de información financiera en los últimos años ha sido drástico y podría implicar un impacto desproporcional en las firmas contables más pequeñas, las cuales suelen auditar a entidades más pequeñas. Esta carga se hace aún más pesada debido al difícil entorno económico, lo que impulsa a los clientes a presionar a sus contadores para que reduzcan sus tarifas. Como resultado, es cada vez más difícil para las firmas mantener una rentabilidad suficiente a partir de este trabajo de auditoría.

La buena noticia es que la automatización, posible gracias a recientes desarrollos de la tecnología y mejoras de los procesos, permitiría a las prácticas potenciar la calidad y la eficiencia de su trabajo de auditoría y, a su vez, reducir los costos y garantizar su rentabilidad.

Mejorando la calidad de la auditoría             

La automatización de la auditoría en su micro-entidad permite mejorar la calidad de la auditoría, tanto a nivel de firma como en los contratos individuales. A nivel de firma, la definición de plantillas estandarizadas garantiza que todas las fases sean completadas en cada auditoría. Las listas personalizadas pueden ser actualizadas como sea necesario, e incorporadas en los archivos de contratos individuales a inicios de cada uno de éstos.

La automatización de archivos aumenta significativamente la calidad a nivel de contrato. Al importar datos de un programa de aplicación a otro, los errores de conversión de datos se eliminan y minimizan los errores de agrupación y aritmética.

Advertencia: dado que cada auditoría es única, es indispensable personalizar cada archivo. La plantilla genérica de la firma es un primer paso, pero representa únicamente un punto de partida. La personalización de detalles como las características del sector y los controles internos son tan importantes como la automatización completa de la estructura subyacente del archivo.

Impulsando la eficiencia del contrato

Gran parte de la producción tangible de la auditoría es muy similar de un archivo a otro: los profesionales individuales suelen utilizar estructuras de archivos comunes y listas de verificación similares. Adicionalmente, las plataformas de archivos de auditoría comercial, hojas de cálculo, procesadores de textos, y plataforma, permiten el intercambio de datos entre las aplicaciones y los archivos del cliente. Ninguna de estas características es nueva; sin embargo ¿las está usted aprovechando al máximo? Existen muchas maneras fáciles de mejorar la eficiencia de la auditoría de cada micro-entidad. La clave está en ser creativo y acudir a su imaginación. A continuación algunas sugerencias. 

Fase pre-contrato

Al utilizar el software disponible en el mercado para los trabajos de auditoría de micro-entidades, puede:

  • Recuperar un archivo electrónico del año pasado casi al instante;
  • Llamar al cliente, o enviar un correo electrónico, para discutir sobre los tiempos y preguntar si se produjeron cambios significativos durante el último año, y
  • Suponiendo que no sea el caso, enviar electrónicamente una carta de contrato, una carta de estrategia de auditoría, y una lista de los materiales que necesitará al visitar al cliente para iniciar la auditoría. Todos estos documentos deberían haber sido preparados como parte de la actualización de archivos.

Procesamiento de contrato y de la Asamblea

Luego de la fase de pre-contrato, solicite a su cliente enviarle electrónicamente el balance en un formato que pueda importarse al archivo de auditoría.

Fase de trabajo in situ

Una auditoría automatizada eficiente de una micro-entidad podría progresar de la siguiente manera:

-       Llegar a la oficina del cliente con el archivo de auditoría del año anterior. Después de una conversación inicial con el cliente, actualizar sus datos del año previo, documentando su conocimiento del negocio del cliente en cualquier industria y entorno y los cambios de control en la entidad desde el año pasado.

-       Programar los cálculos de contratación y desempeño, con base en el balance importado del año anterior.

-       Revisar los análisis de cuentas de múltiples años (por ejemplo, análisis de tasas claves tal como el porcentaje de utilidad bruta), de los cuales todos pueden ser pre-programados.

-       Imprimir las confirmaciones requeridas y hacerlas firmar en la oficina de su cliente.

-       Revisar la relevancia y completar las listas de control importadas. (Una vez más, advertencia: evite caer en la trampa de simplemente repetir los procedimientos del año anterior sin haber primero utilizado su juicio profesional).

-       Redactar los puntos clave a comunicar a la administración y los encargados del gobierno, como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 260, Comunicación con los encargados del gobierno corporativo, y la NIA 265, Comunicación de las deficiencias en el control interno a los encargados del gobierno y la gestión, en la oficina del cliente a medida que surgen y revisarlos con el cliente para garantizar que sus datos están correctos. 

Creando una fase de opinión

Analizar la revisión analítica de la fase in situ actualizada automáticamente para su ajuste de auditoría.

Enviar  electrónicamente al cliente el balance modificado y los ajustes de auditoría propuestos.

Enviar electrónicamente al cliente una carta de representación y un documento NIA 260 de auditoría, actualizado y resumido.

Enviar electrónicamente copia del informe del auditor debidamente firmado y la cuenta de cobro, una vez el personal indicado haya aceptado responsabilidad por las declaraciones.

Lo anterior supone que usted ha tomado el tiempo de estandarizar los campos de datos en todos sus archivos cliente. Los nombres de clientes y campos de direcciones, las fechas de cierre de año y demás fechas, y demás documentación estándar pueden programarse en un archivo maestro que contiene plantillas individuales para la correspondencia, las listas de planeación, etc. Una estandarización a nivel de firma es necesaria si pretende maximizar la eficiencia a través de la automatización.
Buen uso de la automatización de procesos

Existe una serie de precauciones a tener en cuenta antes de iniciar un proyecto de automatización, incluso si se considera como un proyecto modesto:

1)        Sea realista. El proceso inicial de automatización tomará probablemente más tiempo de lo que piensa.

2)       Dedique tiempo para que todo salga correcto. Si su plantilla contiene un error, tendrá que arreglarlo cada vez que la utilice. Esto incrementa significativamente el costo de la automatización.

3)        Un objetivo debe ser mantener una coherencia con todos los clientes. El uso de plantillas estandarizadas para análisis, estados financieros, codificación e indexación de archivos evita tener que reinventar el formato en cada trabajo de auditoría de una micro-entidad.

Resumen

La automatización de la práctica es un proceso exigente que requiere capacidades de gestión de proyectos y un compromiso en términos de tiempo por parte de los altos rango de la firma. Si su disciplina le permite lograrlo, la automatización dará sus frutos a largo plazo.

Recursos IFAC

IFAC cuenta con una serie de recursos y herramientas gratuitos, como guías y artículos, para permitir la implementación de las normas de auditoría y control de calidad: referirse a Resources and Tools en www.ifac.org / SMP.

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