El empleador tiene la obligación de solicitar la transcripción de incapacidades y licencias expedidas por médicos a la EPS

Efectivamente, le corresponde al empleador tramitar la transcripción y el reconocimiento económico de la incapacidad, toda vez que la norma antitrámites ha querido sustraer al trabajador incapacitado de la obligación de adelantar estos trámites.

Concepto 13661 / 2012-11-15 / Ministerio de Salud y Protección Social

Asunto: Transcripción de incapacidades y devolución de aportes

Doctora

MIRYAM ESTHER BUSTAMANTE HOBAICA

Bogotá D.C.

Respetada doctora Miryam:

Hemos recibido su comunicación en la que eleva una serie de preguntas relacionadas con la transcripción de incapacidades y la devolución de aportes. Al respecto daremos respuesta a lo consultado previas algunas consideraciones.

En primer lugar, de conformidad con lo previsto en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 20121, es una obligación del afiliado informar al empleador, el hecho de que ha sido objeto del reconocimiento de una incapacidad o licencia de maternidad o paternidad, siendo un deber atribuible al patrón, tramitar la prestación económica correspondiente ante la Entidad Promotora de Salud - EPS donde se encuentre afiliado el trabajador, toda vez que se encuentra prohibido trasladarle a éste cualquier trámite sobre el particular, incluida la solicitud de transcripción ante la EPS; esto último, con el fin de sustraer al trabajador enfermo o incapacitado de la obligación de realizar trámites ante las entidades aseguradoras.

Bajo este contexto, procedemos a dar respuesta a cada uno de sus interrogantes en el mismo orden de formulación así:

1. ¿El “trámite de reconocimiento” implica que el empleador tiene la obligación de solicitar la transcripción de incapacidades y licencias expedidas por médi­cos a la EPS?

1 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública”

Efectivamente, le corresponde al empleador tramitar el reconocimiento económico de la incapacidad, o la expedición y transcripción de la misma, toda vez que la norma antitrámites ha querido sustraer al trabajador incapacitado de la obligación de adelantar estos trámites.

2. ¿…Limitar la fecha de recepción de documentos y exigir copia de historia clínica cuando los afiliados son atendidos por médicos adscritos a la EPS es contrario a la finalidad de la Ley antitramite?

4.. ¿…El empleador debe realizar por lo menos tres (3) visitas a la EPS para trami­tar el reconocimiento de las incapacidades y licencias?

5.   ¿…Las EPS deben contar con las herramientas y mecanismos necesarios para confirmar que el empleador aportó los documentos exigidos para el reconoci­miento económico?

6.   La EPS SANITAS luego de tomar 15 días hábiles para el estudio de las incapa­cidades y licencias, entrega únicamente la trascripción con liquidación, sin embargo, exige que nuevamente se radiquen las liquidaciones y adicionalmen­te exigen nuevamente el registro de la cuenta bancaria con documentos sopor­tes no superior a 8 días de expedición

Frente a estos interrogantes, es menester indicar que limitar a ciertos días la recepción de documentos, el exigir que las diligencias se realicen personalmente en sus puntos de atención, tomarse tiempos elevados para autorizar la prestación económica, exigir documentos que reposan en la EPS o los que no ha considerado la ley para estos casos nuevos y en general, cualquier solicitud que prolongue u obstaculice el ágil reconocimiento de la incapacidad, es claramente una infracción a la filosofía del artículo 121 del Decreto 019 de 2012 que dispone:

“Artículo 121. Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad.

El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.

Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia”.

Adicionalmente, el citado decreto ley, de aplicación a las EPS, se fundamenta en los principios de celeridad, economía y simplicidad de los trámites con el propósito de cumplir el objeto de la norma “antitramites”, esto es, suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen.

Téngase en cuenta además que la responsabilidad no es solamente del empleador, pues surge una interrelación con la EPS cuyo objetivo principal es cumplir el mandato legal, sin que sea viable oponer condiciones o requisitos no previstos en la norma, que obstaculicen o impidan el normal reconocimiento de la prestación.

Ahora bien, respecto a la solicitud de la historia clínica, le informamos que no se encuentra establecido dentro de los requisitos exigibles para el reconocimiento de las incapacidades, el solicitar la historia clínica. Sin perjuicio de lo anterior, y para el reconocimiento y pago de incapacidades por parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se tiene:

El artículo 9° del Decreto 783 de 2000 que modifica el numeral 1° del artículo 3 del Decreto 047 de 2000, indica:

“1. Incapacidad por enfermedad general. Para acceder a las prestaciones econó­micas generadas por incapacidad por enfermedad general, los trabajadores de­pendientes e independientes deberán haber cotizado, un mínimo de cuatro (4) se­manas en forma ininterrumpida y completa, sin perjuicio de las normas previstas para el reconocimiento de prestaciones económicas, conforme las reglas de control a la evasión”. (Negrillas fuera del texto)

Así mismo, el Artículo 21 del Decreto 1804 de 1999 establece que los empleadores y trabajadores independientes, y personas con capacidad de pago tendrán derecho a solicitar el reembolso o pago de la incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad, siempre que al momento de la solicitud y durante la incapacidad o licencia, se encuentren cumpliendo con las siguientes reglas:

1. “Haber cancelado en forma completa sus cotizaciones al sistema durante el año anterior a la fecha de solicitud frente a todos sus trabajadores. Igual regla se apli­cará al trabajador independiente, en relación con los aportes que debe pagar al sistema. Los pagos a que alude el presente numeral, deberán haberse efectuado en forma oportuna por lo menos durante cuatro (4) meses de los seis (6) meses anteriores a la fecha de causación del derecho. ( el resaltado es nuestro)

Cuando el empleador reporte la novedad de ingreso del trabajador, o el trabajador independiente ingrese por primera vez al sistema, el período de que trata el pre­sente numeral se empezará a contar desde tales fechas, siempre y cuando dichos reportes de novedad o ingreso al sistema se hayan efectuado en la oportunidad en que así lo establezcan las disposiciones legales y reglamentarias.

2. No tener deuda pendiente con las Entidades Promotoras de Salud o Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud por concepto de reembolsos que deba efec­tuar a dichas entidades, y conforme a las disposiciones vigentes sobre restricción de acceso a los servicios asistenciales en caso de mora”.

Por tanto, no es un requisito para el reconocimiento y pago de la incapacidad el que se aporte copia de la historia clínica, menos aun cuando este documento goza de reserva legal y en consecuencia, no debe estar a disposición del empleador.

3.   ¿El costo financiero que se genera por la transferencia electrónica de los re­cursos producto del reconocimiento económico implica que éste sea menor a lo indicado por ley?

No. Implica que como en cualquier cuenta bancaria, los costos asociados a su manejo los debe asumir el cuentahabiente.

4.   Respecto a la devolución de aportes contemplada en el Decreto 4023 de 2012, (sic) las EPS se amparan en la falta de legislación para exigir al empleador que realice nuevamente los aportes de ley, más un interés de mora, asumien­do que es por un error del empleador.

Consultada el tema con la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social, no hay ninguna razón para que en la actualidad las EPS argumenten lo por usted señalado, toda vez que desde el 1 de agosto de 2012 entraron en operación las cuentas maestras, que era la limitante para que se realizara la solicitud de devolución de aportes en los términos del artículo 12 del Decreto 4023 de 2011.

En ese orden, establece el mencionado artículo que la solicitud de devolución de cotizaciones se efectuará por parte del aportante ante las EPS y ésta a su vez replicará la petición de reintergro ante el Fosyga, quien luego de evaluada la solicitud informará a las aseguradoras para que giren de forma inmediata los recursos al respectivo aportante. En efecto, señala la norma:

“Articulo 12. Devolución de cotizaciones. Cuando los aportantes soliciten a las EPS y a las EOC reintegro de pagos erróneamente efectuados, estas entidades deberán determinar la pertinencia del reintegro.

 

De ser procedente el reintegro, la solicitud detallada de devolución de cotizaciones, deberá presentarse al Fosyga por la EPS o la EOC en la fecha establecida para el proceso de corrección de que trata el artículo 19 del presente decreto.

 

El Fosyga procesara y generara los resultados de la información de solicitudes de reintegro presentada por las EPS y EOC dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la fecha de presentación de la información. Las EPS y las EOC una vez recibidos los resultados del procesamiento de la información por parte del Fosyga, deberán girar de forma inmediata los recursos al respectivo aportante…”

 

En todo caso, para elevar la solicitud de devolución, deberá tenerse en cuenta los plazos establecidos en los incisos 4 y 5 del mencionado artículo, esto es:

“… Los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones pagadas erradamente a partir de la entrada en operación de las cuentas maestras, dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de pago.

 

Para las cotizaciones anteriores a la entrada en operación de las cuentas maestras, los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones, dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente decreto”.

 

A manera de ejemplo, si un aportante en el mes de julio de 2012, pagó erróneamente a la EPS A cotizaciones de sus trabajadores, disponía hasta el 28 de octubre del presente año para solicitar la devolución, debido a que el Decreto 4023 entró en vigencia el 28 de octubre de 2011, pero si el pago se efectuó en el mes de septiembre del presente año, podrá solicitar el reintegro hasta la misma fecha del año 2013.

Sin embargo, ante las numerosas solicitudes de los aportantes para revisar este procedimiento, en el numeral 1.7 de la Nota Externa 2931 del 9 de agosto de 2012, se dispuso:

“1.7. Para efecto del proceso integral de giro y compensación, se podrán efectuar transferencias de aportes de cotizaciones de salud, entre cuentas maestras de recaudo giradas por el aportante erróneamente, previa autorización de las EPSy/o EOC que recibió los recursos”

Implica lo anterior que podrá acudirse al mecanismo que ya en la práctica venía utilizándose, según el cual ante la solicitud de devolución de cotizaciones por parte del aportante, la EPS revisará la pertinencia del reintegro y una vez aceptado, se realizará el giro entre las cuentas maestras de las aseguradoras involucradas.

La presente consulta, se atiende en los precisos términos del Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en virtud del cual, las respuestas dadas no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, constituyéndose simplemente en un criterio orientador.

Cordialmente,

DENISSE GISELA RIVERA SARMIENTO

Subdirectora de Asuntos Normativos Dirección Jurídica

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