De conformidad con el código de comercio, la firma manuscrita que debe imponerse en los títulos accionarios sí puede sustituirse por contraseña mecánica

Con lo dispuesto en el artículo 401 del Código de Comercio, complementado con el artículo 621 ídem, sí resulta posible que la firma manuscrita que debe imponerse en los títulos accionarios pueda sustituirse por un signo o contraseña mecánica, es decir, aquella reproducida a través de una impresora, mientras que, atendiendo el tenor de dichas normas, la oficina no encuentra válido que las firmas manuscritas sean sustituidas por sellos.

Concepto 220-038514 / 2012-05-31 / Superintendencia de Sociedades

CONSULTA: Firmas de acciones aplicación del artículo 621 del Código de Comercio.

Me refiero a su consulta radicada en esta superintendencia con el número 2012-01-091201 mediante el cual, en alusión al contenido del artículo 401 del Código de Comercio que se refiere al contenido de los títulos accionarios, eleva algunas inquietudes, las cuales paso a resolver en el mismo orden planteado en su escrito:

1. Si el requisito de la firma manuscrita del Representante legal y del Secretario de una sociedad anónima, en el título accionario se puede suplir con un sello de caucho o metálico de tinta de seguridad que reproduzca la firma de estos.

R/. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 401 del Código de Comercio, que se refiere a los títulos de acciones, “Los títulos se expedirán en series continuas, con las firmas del representante legal y el secretario, y en ellos se indicará:…”.

El anterior artículo se complementa con el artículo 621 ídem, por tratarse la acción de un título valor de contenido corporativo (Art. 619 ibídem ). Según este último artículo, “Art. 621.-Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:1º)…2º)…La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto…” (Destacado fuera de texto).

Así las cosas, sí resulta posible que la firma manuscrita que debe imponerse en los títulos accionarios pueda sustituirse por un signo o contraseña mecánica, es decir, aquella reproducida a través de una impresora, mientras que, atendiendo el tenor de las normas citadas, esta oficina no encuentra válido que las firmas manuscritas sean sustituidas por sellos, en los términos expuestos en su consulta.

2. En el evento de no poderse suplir la firma manuscrita por el sello, qué otro mecanismo se puede utilizar, teniendo en cuenta que son más de 2000 títulos accionarios que se expidieron y falta la firma del representante legal y secretario.

R/. No obstante como se explicó en el punto anterior, la firma manuscrita que deben contener los títulos accionarios puede sustituirse por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto, la ley contempla mecanismos sucedáneos a los contemplados en el Código de Comercio con plenos efectos en cuanto a su validez y capacidad probatoria, tal como lo plantea la Ley 527 de 1999 respecto de la firma mecánica.

A continuación me permito trascribir apartes del Oficio 220-39089 del 11 de junio de 2003 que se refiere a tal particular:

“…

Las normas sobre firma mecánica son aplicables a los Títulos de Acciones.

Aviso recibo del escrito radicado con el número 2003-01-076396 del 23 de abril del año en curso, mediante el cual consulta si la firma del representante legal y secretario de la empresa exigidas en la expedición del título de acciones -artículo 401 del Código de Comercio-, puede suplirse por un signo o contraseña mecánica, conforme lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, sobre comercio electrónico.

A fin de examinar la viabilidad para que los títulos de acciones se expidan conforme lo señala la Ley 527 de 1999, mediante la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras precisiones, se hacen necesarias algunas presiones de orden legal y jurisprudencial.

El artículo 1º del citado ordenamiento, establece que el mismo es aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo que se trate de obligaciones contraídas por el Estado en virtud de Convenios o Tratados Internacionales o de advertencias escritas sobre ciertos productos por el riesgo que implica su uso, consumo o comercialización.

Previa definición de mensaje de datos –art. 2º- y firma digital – art. 5º-, el artículo 7º precisa que cuando cualquier norma exija la presencia de una firma, el requerimiento se entiende satisfecho siempre que el método utilizado permita identificar al iniciador del mensaje de datos; indique que el contenido del mismo cuenta con la aprobación del mismo, además de ser confiable y apropiado para el propósito por el cual fue generado o comunicado.

Por su parte, el artículo 10 subsiguiente determina la validez, eficacia y fuerza probatoria y obligatoria de la información contenida en los mensajes de datos, principios que nuevamente se reiteran en el artículo 28 al regular los atributos jurídicos de una firma digital al señalar que “.. el uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita…” (resaltado fuera de texto), mientras que de ella se predique exclusividad y control de la persona que la usa, que sea verificable y que esté ligada a la información o mensaje.

Adicional al estudio de las normas que lo regulan, vale la pena traer a colación algunos argumentos esgrimidos por la Corte Constitucional, sentencia C- 662 de 2000, según la cual al examinar la estructura de la Ley 527 citada, en relación con los “mensajes electrónicos de datos” expresa que “(…) El mensaje de datos como tal debe recibir el mismo tratamiento de los mensajes consignados en papel, es decir, debe dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el mensaje de datos comporta los mismos criterios de un documento…” Informa además que bajo el criterio de los “equivalentes funcionales” “..los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley”.

Al referirse a las firmas digitales, concluye que “…es evidente que la trasposición mecánica de una firma autógrafa realizada sobre el papel y repicada por el ordenador a un documento informático no es suficiente para garantizar los resultados tradicionalmente asegurados por la firma autógrafa, por lo que se crea la necesidad de que existan establecimientos que certifiquen la validez de esas firmas..”. Sobre el particular la Corte expresa que “son las encargadas. de facilitar y garantizar las transacciones comerciales por medios electrónicos o medios diferentes a los estipulados en papel e implican un alto grado de confiabilidad, lo que las hace importantes y merecedoras de un control ejercido por un ente público, control que redunda en beneficio de la seguridad jurídica..”, aunado a que para la Corte es claro que en materia probatoria, los mensajes de datos se equiparan a otros medios de prueba originalmente escritos en papel.

En ese orden de ideas, vistos los preceptos que regulan los mensajes de datos y las firmas digitales, sumado a los argumentos y consideraciones expuestas por la Corte Constitucional en la sentencia en comento, y dado que la expedición de la ley obedeció, entre otros factores, a la “… necesidad de que existiese en la legislación colombiana un régimen jurídico consonante con las nuevas realidades en que se desarrollan las comunicaciones y el comercio, de modo que las herramientas jurídicas y técnicas dieran un fundamento sólido y seguro a las relaciones y transacciones que se lleven a cabo por vía electrónica y telemática, seguro y valido el intercambio electrónico de informaciones…, en opinión de este Despacho nada se opone para que las firmas del representante legal y secretario de una compañía en la expedición de los títulos de acciones, provisionales o definitivos, puedan ser sustituidas por firmas digitales en mensajes de datos, si se tiene en cuenta que los títulos de acciones otorgados de acuerdo con las formalidades técnicas y jurídicas, tendrían la calidad de un documento como cualquier otro, entre otras, porque el requisito de que conste por escrito queda satisfecho con un mensaje de datos, siempre que se pueda acceder a la información posteriormente porque los mensajes de datos, al igual que los documentos sobre el papel, otorgan similares niveles de seguridad, confiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad y, por último, de ellos se predica eficacia jurídica, validez y fuerza obligatoria…”

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Comentarios

  1. Me urge solicitar la siguiente aclaracion:

    Tiene validez presentar toda la documentacion como carta de presentacion, fichas tecnicas, propuesta economica, compromiso de anticorrupcion y demas documentos excluyentes en una licitacion publica o privada con firma mecanica?

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